Na situação incomum em que nos encontramos, muitas empresas irão adotar o Suíte Escritório 365 como uma solução de teletrabalho para seus trabalhadores. Um erro comum entre empresas que o utilizam há muito tempo é a subutilização de todos os seus serviços.. Na maioria dos casos, o que vejo é apenas usar o Outlook (Exchange Online), Palavra, Excel, Uma nota, PowerPoint e OneDrive, Em outras palavras, as ferramentas mais ou menos reconhecidas ou, como no caso do OneDrive, substitua em certas ocasiões no DropBox .
E quanto ao SharePoint Online, Times, Power Automatizar, Aplicativos poderosos …? Eles os deixam inativos porque são ferramentas que concebem uma nova forma de trabalhar, e, consequentemente, a necessidade na empresa de um procedimento de treinamento para todos os trabalhadores para treiná-los no nova cultura colaborativa do mundo digital.
Caso a implantação dessas novas ferramentas seja assumida apenas pelo departamento de TI, ficará marrom que certamente será adiado com o tempo. Isso é o que geralmente acontece sob a premissa de “Vamos ver se eu fujo e ninguem da empresa me pergunta”. Para que isso não aconteça, deve ser o departamento de recursos humanos que dirige o resto da empresa. Quão? Muitas empresas optaram por criar equipes de transformação digital com trabalhadores de diferentes áreas para analisar, executar e evangelizar mudanças.
Se sua empresa já criou tal equipe e entre as tarefas prioritárias tinha o Implementação de Sharepoint Online e Teams, Eu detalhe alguns considerações considerar tornar o voo dos usuários para a nuvem de documentos colaborativos o mais agradável possível.
Estou pensando em um cenário híbrido em que minha unidade de rede de armazenamento local sincroniza com o SharePoint Online??
Sempre surgem dúvidas sim se deve ou não manter o servidor de arquivos local e sincronizá-lo com o SharePoint Online. Ou pelo contrário, remova o servidor local e sincronize o explorador de arquivos dos computadores diretamente com o SharePoint Online.
Uma das objeções que encontrei ao cenário absolutamente online é que, e mapeou a nova unidade de rede de armazenamento do SharePoint Online no Gerenciador de arquivos do PC (uma réplica da unidade de rede de armazenamento local anterior, mas trazida como está para a nuvem), Os PCs precisam ter capacidade de armazenamento suficiente para o servidor local. Indisponível em vários casos.
Apesar disto, Este não é mais o caso. Com ele melhorias entrou desde acumular 17.3.7064.1005 o superior Sincronizador de arquivos OneDrive que é instalado em cada PC (Necessita da versão de atualização do W10 Fall Creators 16299.15 o superior) Os arquivos sincronizados sempre serão armazenados no SharePoint Online, não no pc, mesmo se visualizado no Explorador de Arquivos. Apenas uma réplica do arquivo será salva no seu PC quando você baixá-lo (um sutiã) trabalhar com ele. Está a funcionalidade é chamada “arquivo sob demanda” que permite que você trabalhe com os arquivos baixados em um desconectado.
“Minha recomendação é migrar para um cenário totalmente online”
Você incorpora equipes na empresa? Devo usar bibliotecas de documentos criadas com uma equipe do Teams?
Quando uma nova equipe é registrada em equipes (como um exemplo, Equipe de vendas) um site do SharePoint Online é criado automaticamente. Associado ao novo site, uma biblioteca de documentos. Esta biblioteca é representada por uma guia Equipes chamada “Registros” que não pode ser apagado. O caminho da URL dentro do SharePoint Online dessa biblioteca seria o próximo para esta Equipe Comercial.
https://tuempresa.sharepoint.com/sites/EquipoComercial/Documentos compartidos
Durante a incorporação das Equipes à empresa, as dúvidas típicas surgem quanto ao uso ou não dessas bibliotecas de documentos. Vai depender exclusivamente do hierarquia de pastas de documentos definidas na empresa. Você tem pastas de documentos associadas a computadores?? Você tem pastas de documentos associadas a clientes?? Você tem pastas por departamento e não por equipes? Você tem pastas há anos?? Muitas questões surgem para analisar …
“O Microsoft Teams é muito mais do que apenas a capacidade de bater papo em equipe”
O que o Teams permite se você não quiser fazer uso da referida biblioteca de documentos é adicionar qualquer outro caminho para armazenamento do seu Sharepoint Online. Em resumo, os membros da equipe terão nessa guia “Registros” qualquer contêiner de documento que é necessário, tornando a pesquisa de pastas mais intuitiva / documentos.
Se você deseja conhecer a fundo essas e muitas outras vantagens de usar equipes, inscreva-se em nosso próximo webinar nobre “Introdução ao teletrabalho com o Microsoft Teams”, que será emitido em 20 Março em 11:00 (10:00 nas ilhas canarias). Cadastre-se no seguinte link:
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