La metodología ajustada puede solicite al departamento de TI para hacer las cosas mejor, más rápido y más barato. La adopción de Lean Management implica transformar la cultura para pensar más de cerca.
¿Qué implica Lean Management?
La mayoría de las personas han escuchado el término Lean cuando se trata de productividad, y aún cuando es factible que no tengan una comprensión sólida de los principios de esta metodología, conocen que implica algún tipo de enfoque que agrega valor a un procedimiento aumentando la eficiencia.
Para comprender qué es Lean, sería mejor comenzar explicando algunas de las cosas que no son Lean, a modo de ejemplo:
- Lean no es un acrónimo, sino un concepto.
- Lean tampoco depende de ningún conjunto de herramientas o métricas para lograr su objetivo financiero, ni proporciona certificaciones o niveles de logro a lo largo del camino.
- Administración eficiente No es un programa dirigido a ahorrar costos en la compañía.
En esencia, Lean es simplemente una filosofía que abarca la creación de valor máximo para un cliente al tiempo que exige un mínimo de tiempo, energía, recursos y esfuerzo para lograr ese objetivo.
Cuando piensa en esta filosofía y la compara con cualquier otro enfoque de trabajo, queda claro que es verdaderamente eficaz para reducir costos. Pero, ¿cómo es factible economizar hasta tal punto?
Primero, La administración ajustada necesita una comprensión profunda de los procesos que se usan para crear valor para el cliente. A continuación, el trabajo se centra en mejorar esos procesos en todas las formas posibles.
Al mismo tiempo, El pensamiento Lean además fomenta el desarrollo y el empoderamiento de las personas asociadas con esos procesos. por medio de técnicas de coaching y resolución de problemas, para para terminar hacer que estas personas que han internalizado el pensamiento Lean asuman roles de liderazgo y administración.
Los beneficios de este enfoque lo hacen especialmente adecuado para la administración de un departamento de TI. Las ventajas de aplicar Lean aumentan el valor que esta área aporta a la compañía, ayudándola a ir más allá del soporte tradicional que regularmente brinda.
¿Por qué le interesa adoptar el enfoque Lean Management en el departamento de TI?
Sin un departamento de TI altamente receptivo, muchas compañías se detendrían por completo o al menos su capacidad para satisfacer a los clientes se reduciría considerablemente. A pesar de esto, cuando los miembros de un departamento de TI reaccionan a las demandas de sus propios clientes internos, dicho de otra forma, los usuarios comerciales, su eficacia se multiplica.
¿Se imagina las ventajas de tener todo un departamento de TI capaz de ser proactivo en su enfoque y anticiparse a las necesidades de los clientes internos?
Con Lean Management esto es factible, puesto que la filosofía ajustada trae beneficios como:
- Disminución del tiempo de respuesta. Uno de los principios clave de Lean es acortar los tiempos de entrega para cumplir con las expectativas del cliente. Debido a que Lean ofrece principios y metodologías que pueden abordar y corregir deficiencias en las operaciones de TI, puede borrar áreas de desperdicio que retrasan el tiempo de respuesta.
- Mayor eficiencia. Un buen servicio necesita estar alerta, pero cuando el personal de TI está constantemente luchando contra los problemas y lidiando con la sobrecarga de trabajo, el departamento termina desperdiciando recursos. Administración eficiente previene este tipo de situaciones y promueve el ahorro.
- Disminución de variaciones y disminución de costos. Al medir y controlar las demandas de los proyectos de TI, el personal y los procesos se pueden administrar más fácilmente y todos los procesos se vuelven más repetibles y, por eso, más eficientes y económicos.
Ejemplos de iniciativas de Lean Management en el área técnica de la compañía
Hay varias formas en que los principios Lean se pueden aplicar a proyectos y funciones de TI, por lo que los procesos se pueden agilizar, logrando agregar valor a la organización.
Algunas de las alternativas para lograrlo son:
- Gobernanza de la base de datos– En la mayoría de las compañías, existe una gran cantidad de redundancia y desperdicio en las bases de datos del sistema de información, especialmente cuando se trata de datos de clientes. Este es un ejemplo clásico de cómo la implementación de un programa de gobierno de datos puede garantizar la integridad de los datos y superar la mala calidad de la información de la base de datos.
- Desarrollo de software: los principios de administración ajustada se pueden usar para vincular el desarrollo de aplicaciones y las operaciones, de modo que, en lugar de entregar el software terminado, se pueda abordar en el contexto de su función en todo el flujo de valor.
- Adopción del análisis de la causa raíz– Debido a que el personal de TI a menudo está sobrecargado de trabajo, rara vez tiene tiempo para realizar un análisis completo de la causa raíz de los problemas recurrentes. El enfoque Lean permitiría estudiar el problema en todos los departamentos y determinar las causas raíz, medir los resultados y determinar procesos que eviten o minimicen la recurrencia.
- Satisfacción de consultas de forma óptima– Al aplicar los principios Lean, el personal de TI puede proporcionar una solución que cumpla con los requerimientos de consulta, eliminando el desperdicio y proporcionando una base para la mejora continua del servicio.
- Impulse la escalabilidad de los sistemas de TI– Cuando una compañía crece, los servicios de TI deberían expandirse junto con ella, idealmente sin incurrir en nuevos costos masivos para equipos y personal. Al incorporar la escalabilidad a la infraestructura de TI, se incurre en poco o ningún costo adicional cuando se presenta la posibilidad de crecimiento.
Todos estos ejemplos de Lean Management en el mundo IT resaltan por sus buenos resultados y disponen algo más en común. Es que, para ser aplicados, requieren de la transformación de la cultura, lo que posibilita que los integrantes del departamento de TI, y todos los que integran la organización, piensen de manera distinto.
