Cargar la última versión de un archivo con Power Query

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Hay bastantes escenarios comerciales comunes en los que obtiene datos en forma de archivo de forma regular de algún sistema de origen y necesita procesar estos archivos en sus informes de Power BI. Hay 3 patrones comunes que me vienen a la mente.

  1. Cada día / mes / año obtiene un nuevo archivo que contiene datos incrementales. Todos los datos de todos los archivos deben combinarse y cargarse.
  2. Cada día / mes / año obtiene un archivo nuevo y reemplaza el archivo anterior.
  3. Tiene un workbook con varias hojas dentro de un solo workbook que deben combinarse. Esto podría ser adicional al patrón 1 o 2 anterior.

Previamente compartí un post que explica el patrón 1 (cómo combinar todos los archivos en una carpeta con Power Query). Durante las próximas semanas, compartiré un par de técnicas simples para los otros 2 escenarios comunes a partir de hoy con el patrón 2 anterior.

Cargar la última versión de un archivo

Este patrón es común si su nuevo archivo contiene un superconjunto de todos los datos. Podría ser un archivo transaccional que crece en longitud cada vez o puede ser una tabla de dimensión / búsqueda (como Clientes) que puede cambiar lentamente con el tiempo y siempre desea ver la última versión. Mi consejo para todos mis estudiantes de Power Query es «cero tocar el archivo». Dicho de otra forma, su objetivo siempre debe ser tener la mínima cantidad de interacción factible con los archivos fuente y enviar todo el trabajo a Power Query. Esto minimizará la cantidad de trabajo / reelaboración que tendrá que hacer en el futuro. Pensando en el caso de uso aquí «cargar la última versión de un archivo», la pregunta es «¿cómo puedo hacer este toque cero»? Hay algunas cuestiones a prestar atención, incluido el nombre / cambio de nombre del archivo y además el archivo de copias antiguas del archivo. Esto no me suena como un toque cero.

Cargar desde carpeta, no desde archivo

Mi solución a este problema es cargar el archivo desde una carpeta y no de forma directa desde el archivo. El patrón es

  1. Haga que el sistema extraiga el archivo para incluir un nombre único, a modo de ejemplo, myFile-YYYYMMDD.xlsx
  2. Coloque el archivo en una carpeta estándar
  3. Ordenar la carpeta de forma descendente según la fecha de creación
  4. Seleccione el primer archivo de la lista de archivos

Usando el enfoque anterior, siempre cargará solo la última versión del archivo mientras mantiene un historial de archivo de todos los archivos en la misma carpeta: toque cero.

Aquí hay una demostración en video de cómo hacerlo. Desafortunadamente, estaba lejos de mi oficina en casa cuando grababa este video y hay bastante ruido de fondo, lo siento.

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Y aquí está el link al post del blog Power BI Report Themes que mencioné en el video: https://exceleratorbi.com.au/changing-defaults-in-power-bi/.

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