Cómo administro mi día con Microsoft ToDo

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Esta es una publicación fuera de tema para mí (dicho de otra forma, no Power BI), pero, de nuevo, ¿quién no quiere ser más productivo, verdad? Soy una persona muy impulsada por los procesos y me gusta organizar y planificar mis días, semanas y meses para poder ser lo más productivo factible. No siempre fui bueno gestionando mi esfuerzo laboral, al menos hasta que leí el libro «Las 10 leyes naturales de la gestión exitosa del tiempo y la vida”Por Hyrum Smith. Recomiendo encarecidamente este libro (y además el Planificador de Franklin por Covey Corporation si está interesado en las herramientas de planificación en papel).

Los beneficios que extraigo de mi enfoque de planificación

Mi enfoque de la planificación funciona porque se trata de una combinación de procedimiento y una herramienta para apoyar el procedimiento (casi). Los beneficios que obtengo al usar este procedimiento incluyen:

  • Nada se escapa por las grietas.
  • No me abruman mucho «ruido» de una lista muy larga de tareas pendientes. Solo me concentro en lo que necesito trabajar ahora y me doy espacio para no pensar en todo lo demás.
  • Planeo mi semana para asegurarme de hacer las cosas más importantes.
  • Planeo mi día para asegurarme de «simplemente hacerlo».

Los principios clave que utilizo para una buena planificación

Hay algunos principios clave que aprendí de los recursos anteriores que aún utilizo en mi planificación productiva personal, específicamente:

  1. No es suficiente simplemente planificar cada día; necesita un horizonte de planificación más largo si desea hacer las cosas correctas.
  2. Concentre su tiempo en lo importante y en lo urgente. Las tareas urgentes e importantes son sencillas, no urgentes y las tareas importantes son mucho más difíciles (para la mayoría de las personas).

  3. Necesita 1 lista de cosas para hacer a lo largo del día; no intente administrar las tareas personales en una lista distinto a sus tareas laborales.
  4. No permita que la bandeja de entrada de su email controle su día (o peor aún, la semana, el mes, el año o la vida).
  5. Una vez que sepa lo que debe hacer, haga un plan para la próxima semana. Déjame ser claro aquí: planifica para toda la semana, no solo para 1 día.
  6. Una vez que tenga un plan semanal, revíselo a diario y programe el trabajo todos los días para que se haga.

Usé las herramientas manuales de Franklin Planner para planificar durante muchos años, después pasé a una versión electrónica de la misma herramienta mientras estaba disponible. No creo que este software aún esté disponible, pero lo he dejado de todos modos debido a algunos otros problemas que enfrenté.

Microsoft ToDo To The Rescue – ¡Casi!

En realidad, Microsoft ToDo tiene bastantes limitaciones en mi opinión al momento de escribir este post. El más notable es que no puede planificar su semana, solo puede planificar su día. Lo que es peor, no puede planificar su día para “mañana”, solo puede planificar su día a partir de las 12:01 am del día. Ahora no digas que la función «hay una fecha de vencimiento» en Microsoft ToDo, ya lo sé. Pero una fecha límite y un plan de trabajo no son lo mismo. Tengo que recibir mis impuestos al final del trimestre, pero planeo hacer la mayor parte del trabajo durante la semana a partir del 15th Del mes. Las fechas de vencimiento y la programación del trabajo son dos cosas absolutamente diferentes.

Además existen limitaciones con Microsoft ToDo en la capacidad de compartir listas con miembros de la familia (algo que fue muy fácil con Wunderlist, el producto que Microsoft compró para crear ToDo).

Pese a estas limitaciones, he agregado mis propios procesos a la herramienta para poder utilizar Microsoft ToDo con éxito para planificar mi trabajo y mi vida.

Aquí están mis listas estándar

Tengo varias listas estándar configuradas y agrupadas como se muestra a continuación.

En mi copia de Microsoft ToDo, el grupo de revisión diaria (a la izquierda, arriba) se encuentra encima del grupo de revisión semanal / mensual (a la derecha, arriba).

Explicaré lo que hago con cada lista a continuación. Todos disponen un propósito como parte de mi procedimiento de planificación.

Procedimiento de planificación anual

No voy a entrar en todos los antecedentes del libro que mencioné previamente, pero en resumen, debes fijarte algunos objetivos para el año. Estos pueden ser tus objetivos laborales, pero además, con suerte, algunos objetivos personales.

Crea una lista de todo lo que pretendes hacer y agrégala a una lista. Pongo todos mis planes anuales en mi:

  • Lista de revisión mensual personal
  • Lista de revisión mensual de negocios

Al mismo tiempo de esta planificación anual estructurada, creo nuevas tareas para mí durante todo el día. Estos se agregan automáticamente a la lista «Tareas» en Microsoft ToDo. Programa estos nuevos ítems en mis planes como parte de mi procedimiento de revisión diario que se cubre más adelante en este post.

Dividir mis tareas comerciales y personales en dos listas me ayuda a hallar lo que busco más fácilmente.

Procedimiento de planificación mensual

Cada mes, el primer lunes del mes, reviso cada una de las tareas en estas dos listas mensuales.

  • Decido que «lo haré este mes» o «no lo haré este mes».
  • Si decido hacerlo, muevo la tarea de la lista de revisión mensual a mi Lista de revisión semanal (ya sea personal o comercial).
  • Hago esto sin falta el primer lunes del nuevo mes.

Nota: Esto significa que tengo que tener cuidado con las tareas que vencen el día 6 del mes, dado que algunos meses no revisaré esta lista hasta el día 7 del mes (última fecha de revisión factible si siempre lo hago en lunes). Además puede hacerlo el primer día hábil del mes, si así lo desea.

Mientras siga el procedimiento, nada se escapará por las grietas. Nota: En realidad, además tengo una lista de «Tal vez algún día». A veces, una tarea pierde prioridad cuando sé que no la voy a hacer pronto. Lo elimino inmediatamente o, a veces, lo muevo a mi lista «Tal vez algún día» (que reviso de manera irregular).

Procedimiento de revisión semanal

Parte 1: ¿En qué me enfocaré esta semana?

Tengo 2 listas de revisión semanales

  • Lista personal de revisión semanal
  • Lista de revisión semanal de negocios

Cada semana, el lunes, reviso cada una de las tareas en estas dos listas.

  • Decido que «lo haré esta semana» o «no lo haré esta semana».
  • Si decido hacerlo, muevo la tarea de la lista de revisión semanal a mi lista de revisión diaria (ya sea personal o comercial).
  • Hago esto sin falta todos los lunes por la mañana.
  • A veces decido «degradar» una tarea de mi lista de revisión semanal a mi lista de revisión mensual. Por lo general, estas son cosas que pensé que haría en alguna vez, pero ahora no parece tan importante. Pasarlo de la revisión semanal a la revisión mensual me aclara la cabeza y me da permiso para «no volver a pensar en ello» hasta el comienzo del próximo mes.

Una vez más, mientras siga el procedimiento, nada se escapará por las grietas.

Parte 2: Planifica mi semana

La segunda parte del procedimiento de planificación semanal es planificar mi semana actual. Hago lo siguiente:

Mira todo en las 2 listas diarias

  • Revisión comercial diaria
  • Revisión personal diaria

Decido si voy a hacer (o intentar hacer) cada elemento esta semana.

  • En caso afirmativo, puedo elegir un día en el que quiero trabajar en ese elemento; simplemente lo muevo a la lista de días respectivo (lu, ma, mi, jue, vie). O puedo dejarlo en el listado de revisión diaria.
  • Si no, lo muevo de nuevo a la lista de revisión semanal; de esa manera no tengo que preocuparme es por esto que nuevamente hasta el próximo lunes, una vez más dándome permiso para no tener que pensar en ello nuevamente hasta la próxima semana.

Una vez concluido este procedimiento, toda la sección «Revisión diaria» contiene solo las cosas que quiero hacer esta semana. No tengo que preocuparme por nada de lo que necesito hacer la próxima semana, o el próximo mes; en cambio, puedo despejar mi mente de preocuparme por esas cosas y, en cambio, concentrarme en esta semana. Mientras siga el procedimiento de revisión semanal y mensual, nada se escapará.

Procedimiento de revisión diaria

En realidad, mantengo una lista de mi procedimiento de revisión diaria en la parte de arriba de mi lista de revisión diaria (como se muestra a continuación).

El procedimiento de revisión diario es el siguiente.

Ejecución diaria: ¡simplemente hágalo!

A lo largo del día regularmente tendré reuniones reservadas en mi calendario, llamadas telefónicas ad hoc, nuevos correos electrónicos (urgentes o no), etc. Dedico todo el tiempo a trabajar en el listado “Mi día” en Tareas pendientes en primera instancia. Intento volver a mi bandeja de entrada varias veces a lo largo del día para captar cualquier cosa que necesite mi atención. Si puedo responder en 1-2 minutos, puedo hacerlo de inmediato. Si es algo más largo, lo convierto en una tarea, lo elimino de mi bandeja de entrada y lo planifico con mi otro trabajo.

Si se distrae fácilmente, puede cerrar su email y programar una alarma / cita en su teléfono para verificar más tarde en el día.

Mi procedimiento de planificación simplemente funciona

Y eso es todo, simplemente funciona. Pruébelo y vea cómo le va. Déjame saber si te ayuda a ser más productivo y / o si dispones de algún consejo acerca de cómo puedo mejorar mi procedimiento.

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