Comprensión de Power Query Combine: R Marketing

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Nivel: intermedio

En algún momento a fines de 2016, Microsoft implementó una nueva característica de «Combinar» en Power Query para Excel (Obtener y Transformar) y también en Power BI Desktop (Obtener datos). La nueva capacidad facilita la combinación de varias copias de libros de trabajo similares en una sola tabla sin codificar manualmente las funciones M, pero, lamentablemente, ahora es mucho más difícil averiguar qué está sucediendo y mucho menos arreglarlo cuando algo sale mal. Hoy voy a explicarte cómo funciona todo y cubrir lo que debes y no debes hacer.

Datos de demostración

La demostración que voy a utilizar es combinar varios libros de Excel de una carpeta en una sola tabla. Aquí están los archivos de Excel en mi carpeta.

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Así es como se ve uno de esos archivos de Excel.

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Todos los archivos tienen la misma «forma», ya que tienen una fila de encabezado en la parte superior y el número de producto en la primera columna. Lo que planeo hacer con estos datos es combinar todos los archivos en una sola tabla que no está dividida para que se vea así.

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Importar los datos de la carpeta

Para iniciar el proceso, selecciono Obtener datos de la carpeta como se muestra a continuación.

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Cuando se me da la opción, selecciono el botón Combinar (combinar y editar).

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Seleccione el archivo de muestra

Inmediatamente se me presenta el primer archivo en la carpeta para usar como archivo de muestra (se muestra como 1 a continuación). Puedo elegir un archivo diferente de esa lista desplegable si quiero, pero dado que son todos iguales, lo dejé como el predeterminado.

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Luego seleccioné “Hoja1” como se muestra en 2 arriba y hice clic en Aceptar. Observe cómo el 2 anterior dice «Parámetro de archivo de muestra1». Más sobre eso a continuación.

¡Vaya, mira todas esas consultas!

Ahora, la buena noticia es que de alguna manera el botón Combinar ha hecho un trabajo razonable al combinar los archivos (ver 1 a continuación). En realidad, quería desvincular las columnas del mes, pero volveré a eso más adelante.

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La mala noticia es que toda la actividad se encuentra en el lado izquierdo. Que…? Hay 5 «Consultas» adicionales a la izquierda (numeradas del 2 al 6) que hacen todo tipo de cosas. Déjame decirte cuáles son cada uno de estos y luego volver y explicarte cómo usar / interpretar estas cosas.

2. Este es un parámetro que se puede utilizar para cambiar el archivo de muestra.

3. Este es el enlace al archivo de muestra que se seleccionó originalmente (seleccioné el primer archivo en la carpeta y este es el enlace a ese archivo).

4. Esta es la «consulta por ejemplo», la consulta más importante que debe conocer.

5. Esta es una función generada automáticamente que va con 4 arriba.

6. Esta es la consulta de salida final (es la consulta que se muestra en 1 arriba).

Déjame explicarte cada una de estas consultas para que quede claro. Estos archivos funcionan en pares.

El primer par: 2 parámetros y 3 archivos de muestra

La forma más sencilla de explicar este par es hacer una copia del archivo de muestra. Lo primero que hice fue cambiar el nombre del archivo de muestra a «Archivo de muestra 1», luego hice clic con el botón derecho (1 a continuación), seleccioné el duplicado (2 a continuación) y luego creé una copia, luego lo renombré como Archivo de muestra 2.

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Luego cambié la línea de código para el archivo de muestra 2 para que apunte a = Fuente {1}[Content] como se muestra a continuación (el archivo de muestra 1 apunta a = Fuente {0}[Content] )

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Ahora una cosa para señalar aquí. Cuando copié esta consulta, Power Query agregó automáticamente un nuevo paso a la nueva consulta que no estaba en la consulta original (como se muestra a continuación). Debe tener mucho cuidado con Power Query porque a veces lo hace para «ayudarlo», pero en realidad, en este caso, el paso adicional no es necesario, simplemente lo eliminé.

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Ahora tengo 2 archivos de muestra diferentes (Archivo de muestra 1 y Archivo de muestra 2) que apuntan a 2 archivos diferentes en mi carpeta principal.

Ahora, cuando selecciono el parámetro que se muestra en 1 a continuación, tengo la opción de intercambiar el archivo al que apunta (que se muestra en 2 a continuación). Esto puede resultar útil si uno de los archivos de muestra es ligeramente diferente por alguna razón (sigue siendo compatible pero con algunas diferencias menores).

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El parámetro y el archivo de muestra funcionan juntos para determinar qué archivo se utilizará como la consulta «por ejemplo» que se describe a continuación. Normalmente, no tiene que tocarlos a menos que necesite cambiar su archivo de muestra por alguna razón en el futuro.

Los puntos clave son:

  • El parámetro y el puntero del archivo de muestra funcionan juntos para indicar a Power Query qué archivo usar como archivo de muestra.
  • Puede copiar o volver a apuntar el puntero del archivo de muestra a otro archivo si lo desea.
  • Si tiene varios punteros de archivo de muestra, puede usar el parámetro para intercambiar entre ellos.

El segundo par: 4 por consulta de ejemplo y 5 la función

Estos 2 elementos siguientes son los más importantes y también funcionan juntos como un par.

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4 es una consulta especial que llamo «Consulta por ejemplo». Puedes editar esta consulta como quieras utilizando la interfaz de usuario. 5 es la función que acompaña a esta «consulta por ejemplo». Para demostrar cómo funciona esto, permítame mostrarle el editor avanzado de la función antes y después de realizar cambios.

Cuando selecciono la función y luego entro en el «Editor avanzado», aparece esta advertencia.

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De todos modos sigo adelante porque no voy a tocar nada; simplemente saldré sin hacer ningún cambio. Así es como se ve la función antes de tocar la «consulta por ejemplo».

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Me cancelo sin hacer cambios, luego procedo a realizar cambios en la «consulta por ejemplo». Seleccioné la consulta por ejemplo (1 a continuación), luego seleccioné la Columna de producto (2 a continuación), haga clic con el botón derecho y «desvincular otras columnas» que se muestran como 3 a continuación.

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Ahora, cuando vuelvo a la función por segunda vez, la función ha cambiado como se muestra a continuación.

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Tenga en cuenta la línea adicional de código para el paso «desvincular otras columnas».

Como puede ver, la forma en que esto funciona es que puede editar la consulta de ejemplo usando la interfaz de usuario, y la función se actualiza automáticamente para usted. Siempre que no toque la función directamente, cualquier cambio que realice en la consulta por ejemplo se reflejará automáticamente en la función sin necesidad de que escriba ningún código M en absoluto.

Ahora hay un error

Bien, después de realizar el cambio anterior, ahora hay un nuevo problema. Tenga en cuenta a continuación que ahora hay un nuevo error que aparece en la última consulta. Cuando cambié la consulta anterior, se creó el siguiente error.

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Pueden producirse errores en consultas dependientes cuando realiza un cambio en una consulta ascendente, y esto es exactamente lo que ha sucedido aquí. Si selecciono la consulta con el error como se muestra en 1 a continuación, notará que la consulta con error se refiere a la función (2 a continuación) y sabemos que la función hace referencia a la consulta por ejemplo (que se muestra como 3 a continuación).

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Por lo tanto, se deduce que cualquier cambio que realice en la consulta por ejemplo afectará a la consulta final. En este caso, es el cambio que hice a la consulta por ejemplo lo que ha causado un error. Pero no hay nada de qué preocuparse. Es solo un caso de seleccionar la consulta con el error y averiguar qué salió mal. Cuando selecciono la consulta por error como se muestra en 1 a continuación, observe cómo el último paso (2 a continuación) está cambiando los tipos de datos de todas las columnas como se indica. Pero la mayoría de estas columnas ya no existen debido a la acción de desvío que tomé antes. Simplemente eliminando este paso de «Tipo cambiado» a continuación, se resolvió el problema.

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Para finalizar mi transformación, convertí el nombre del archivo en el Año seleccionando Transformar Extraer Primeros 4 caracteres y volví a aplicar la escritura de datos (no se muestra).

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Los puntos clave son:

  • La «consulta por ejemplo» y la función funcionan juntas como un par.
  • Cualquier cambio que realice en la «consulta por ejemplo» se reflejará automáticamente en la función.
  • Cualquier cambio aquí puede causar un error en la consulta final, pero son fáciles de corregir. Simplemente vaya a la consulta final y averigüe qué ha cambiado para causar el error.

Cambie el nombre de sus consultas si es necesario

Si tiene un workbook con muchas transformaciones de «combinación», es una buena idea cambiar el nombre de los pasos de la consulta a algo más significativo para usted. Power Query da a todas las consultas adicionales nombres genéricos y esto puede resultar confuso cuando termina con muchas consultas combinadas. Eche un vistazo a mis consultas a continuación después de haberlas renombrado por algo más significativo. Intente dar a las consultas nombres únicos que identifiquen claramente cada conjunto de datos. Si solo tiene 1 conjunto de funciones de combinación, esto realmente no agregará mucho valor. Pero si tiene 10 de ellos en un solo workbook, lo hará MUCHO más fácil de administrar.
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¿Quieres ser un ninja de Power Query?

Tengo un extenso curso de capacitación en video en línea que cubre esta técnica y mucho más. Siempre te enseño cómo usar la interfaz de usuario para completar las tareas, pero también te explico cómo funciona bajo el capó. De esta manera, puede aprender de la manera más fácil, pero también desarrolla un conocimiento profundo. Ha leído sobre mi entrenamiento de Power Query (y vea algunos videos gratuitos) aquí https://exceleratorbi.com.au/power-query-online-training/

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