Conexión del libro de Excel a Power BI Desktop local

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Hoy comparto una manera fácil de usar Power BI Desktop como un servidor tabular SSAS en su PC local. Cada vez encuentro más que estoy construyendo modelos de datos en Power BI Desktop y, sin embargo, todavía quiero usar Excel para analizar los datos algunas veces. Si cargo el workbook de PBIX en el servicio Power BI, es fácil usar «Analizar en Excel» para consultar el modelo de datos. Pero actualmente no existe un método estándar compatible para hacer lo mismo utilizando Power BI Desktop como servidor (consulte mi idea sugerida a Microsoft en la parte inferior de esta página para obtener más información al respecto). Hasta entonces, necesitamos usar un «truco» para completar esta tarea.

Anteriormente he compartido una forma de:

  • Abra DAX Studio en su PC
  • Use DAX Studio para extraer el número de puerto de una instancia en ejecución de Power BI Desktop
  • Ingrese manualmente esta información en Excel para conectarse a Power BI Desktop y usarla como una instancia de servidor SSAS local
  • Consulte el modelo de datos que existe en el archivo abierto de Power BI Desktop con una tabla dinámica en Excel.

El problema con el enfoque anterior es que una vez que se cierra el archivo de Power BI Desktop, la cadena de conexión deja de ser válida. La próxima vez que desee utilizar Power BI Desktop como servidor, debe volver a realizar todo el proceso y, además, debe modificar la cadena de conexión que se creó anteriormente, lo que no es una solución escalable.

Una plantilla de libro de Excel VBA para resolver este problema

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Hoy estoy compartiendo una herramienta que construí recientemente que completa todo el proceso automáticamente en Excel usando VBA y Power Query.

Descargo de responsabilidad: proporciono esta herramienta de forma gratuita, sin soporte y no garantizo que funcione para usted. Esto no es compatible con Microsoft y podría dejar de funcionar en cualquier momento. Si funciona para usted, entonces genial, si no, entonces es desafortunado :-(. Tal vez pueda deconstruir lo que he hecho y hacerlo funcionar para usted. Lo construí usando Excel 2016 y lo probé en 2010 y 2013 y funciona (asegúrese de tener instalada la última versión de Power Query).

Usted crea un nuevo workbook de Excel en blanco usando mi plantilla (de plantillas personales), luego hace clic en el botón «Actualizar conexión SSAS». La herramienta entonces:

  • Detectar una instancia de Power BI Desktop ejecutándose en su PC (debe haber 1 y solo 1)
  • Encuentra el número de puerto y el nombre de la base de datos de la instancia en ejecución.
  • modifica la cadena de conexión existente en el libro de Excel para volver a apuntar a la instancia en ejecución actual de Power BI Desktop.
  • Si el workbook ya contiene tablas dinámicas que se crearon anteriormente con la misma fuente de datos, simplemente se volverán a conectar y funcionarán como espera.
  • Si es la primera vez que usa la plantilla, tendrá una tabla dinámica en blanco conectada al modelo de datos de Power BI Desktop.
  • Solo debe tener 1 libro de Excel y 1 archivo de Power BI Desktop abiertos a la vez (ya que todos usan la misma cadena de conexión).

No planeo cubrir en detalle cómo funciona la herramienta. Lo estoy poniendo a disposición para usarlo y modificarlo como mejor le parezca. Si desea ver el código VBA y Power Query para ver lo que hice, por supuesto, esto está bien para mí. Si desea mejorarlo y devolverme las mejoras bajo las mismas reglas de «compartir y compartir por igual», hágalo siempre y cuando deje intactos los comentarios de mi nombre en el archivo.

Cómo utilizar la plantilla

Usted puede descarga la plantilla aquí. Lo puse en un archivo zip para poder mantener el mismo enlace pero cambiar el nombre del archivo real con el tiempo (para administrar los números de versión).

El archivo es un workbook de plantilla de Excel habilitado para macros. Debe colocarlo en su ubicación de Plantillas personales. Para encontrar esta ubicación, en Excel vaya a Archivo Opciones, luego navegue para guardar (1 a continuación) y luego verifique la ubicación (que se muestra en 2). Si no tiene una ubicación de plantilla actual, puede establecer la suya propia. Nota Excel 2010 tiene una ubicación de archivo diferente (Google it).

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Para crear un nuevo workbook que use esta plantilla, en Excel vaya a Archivo Nuevo, seleccione la opción de plantillas personales (que se muestra como 2 a continuación) y luego seleccione la plantilla.

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Me encantaría escuchar lo que piensa y averiguar si esta es una herramienta útil para usted.

Pidamos a Microsoft que convierta esto en una característica estándar

Estaba hablando con Avi Singh y me sugirió que solicitara esto como una característica estándar. He creado una idea que puedes buscar y votar aquí. Si obtenemos suficientes votos para esta función, Microsoft puede desarrollar esta capacidad en los productos principales para que sea más fácil para todos y se mantenga en su totalidad para futuras versiones.

Artículos relevantes

Esta es la primera publicación de una serie de artículos. Puede leer la otra publicación de esta serie en el siguiente enlace.

Parte 2

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