Nivel: principiantes
He aprendido mucho sobre cómo compartir contenido de Power BI durante el último año desde que Power BI llegó a la corriente principal. Gran parte de mi aprendizaje proviene de prueba y error, y hay muchas cosas que desearía saber antes de empezar. Hoy estoy compartiendo mis mejores consejos acerca de cómo puede compartir y cuándo debe utilizar cada uno de los diversos métodos
No es fácil categorizar los enfoques de uso compartido en depósitos lógicos y hay bastante superposición. Con suerte, mi explicación a continuación facilitará la comprensión de las opciones.
Libros de trabajo PBIX
La forma más básica de compartir su contenido de Power BI es simplemente comparta su workbook PBIX (creado por Power BI Desktop) utilizando métodos tradicionales. Hay algunas razones por las que es posible que desee hacer esto.
| Razones por las que quizás quieras hacerlo | Cosas que pueden desanimarte. |
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Así que mientras puedes hacerlo de esta manera, compartiendo a través de el servicio Power BI es probablemente una mejor manera de hacerlo. El servicio Power BI se creó con el propósito explícito de compartir, así que, ¿por qué no usarlo? Es gratis para comenzar.
Mi espacio de trabajo
Una vez que se registre en el servicio Power BI, la ubicación predeterminada donde publicará sus libros de trabajo es el área «Mi área de trabajo».
- El área del espacio de trabajo es un lugar para almacenar sus conjuntos de datos, informes y paneles.
- Eres la única persona que puede ver los elementos en tu propio «Mi espacio de trabajo» (a menos que compartas material explícitamente)
- Los elementos que otras personas comparten contigo también estarán visibles en tu propio «Mi espacio de trabajo», pero con un icono de «compartido conmigo».
Compartir desde Mi espacio de trabajo (tenga cuidado)
Hay tres formas de compartir contenido desde Mi espacio de trabajo. Estos métodos de uso compartido también están disponibles en otras áreas de Power BI (que se tratan más adelante en la página). Si bien «puede» compartir de esta manera desde Mi espacio de trabajo, asegúrese de leer las desventajas de compartir de esta manera y considere las otras opciones más adelante en la página.
Aquí están las 3 opciones para compartir desde Mi espacio de trabajo.
Compartir un panel de control desde Mi espacio de trabajo
Haga clic en los puntos suspensivos junto al panel para abrir el menú para compartir. Puede compartir con direcciones de correo electrónico individuales o con grupos de Active Directory. Es posible compartir de forma segura un panel de esta forma con personas internas de su organización (dominio de correo electrónico), así como con personas fuera de su organización.
Publicar en la Web desde Mi espacio de trabajo
Compartir de esta manera te permite hacer el material visible públicamente en la web. Puede obtener un código de incrustación para publicar el material a través de una página web (vea este ejemplo en un blog reciente) o puede obtener un enlace que puede enviar a cualquier persona. ¡Pero ten cuidado! Incluso si envía el enlace a una sola persona, el material está disponible para cualquiera que tenga el enlace (o pueda encontrarlo, piratearlo, etc.), sin necesidad de contraseña.
Crear un paquete de contenido desde Mi espacio de trabajo
Un paquete de contenido es un paquete de conjuntos de datos, informes y paneles que se pueden distribuir a usuarios definidos en su organización. Cuando crea el paquete de contenido, puede especificar usuarios individuales o grupos de usuarios a través de Active Directory.
Si alguien quiere acceder a estos datos compartidos con él como un paquete de contenido, simplemente haga clic en «Obtener datos» y seleccione el paquete de contenido de «Mi organización».
El beneficio de compartir a través de paquetes de contenido es que puede agrupar material relevante y compartirlo solo con aquellos que lo necesitan. Pueden optar por acceder a él solo cuando lo deseen.
Hay algunas desventajas de compartir desde Mi espacio de trabajo
Estos son los pros y los contras de compartir de esta manera desde My Workspace. Recuerde que también es posible compartir usando estos métodos desde un espacio de trabajo grupal; más sobre eso a continuación.
| Pros | Contras |
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Espacios de trabajo grupales
Si se toma en serio el intercambio de material, debería empezar a utilizar los espacios de trabajo en grupo. Los espacios de trabajo grupales son una característica de licencia profesional, pero es casi imprescindible para cualquier organización que se tome en serio el intercambio de contenido a través de Power BI.
Los beneficios de usar Group Workspaces frente a My Workspace incluyen:
- Más de una persona puede publicar, editar y administrar todo el contenido dentro de un espacio de trabajo grupal.
- Una o más personas pueden administrar el acceso de los usuarios al espacio de trabajo grupal.
- Si el autor original no está disponible (es decir, está de vacaciones o se va de la empresa), otra persona puede tomar posesión del material sin volver a empezar desde cero.
- Puede tener tantos espacios de trabajo grupales como necesite, y estos pueden basarse en cualquier categorización de grupo que funcione para usted y su organización.
- Cuando tiene su material compartido en un espacio de trabajo grupal, no hay confusión en cuanto a cuál es su material personal y qué material ha cargado con el propósito de compartir (vea a continuación cómo puede categorizar los espacios de trabajo grupales).
Una vez que haya decidido utilizar un espacio de trabajo grupal, tendrá las mismas opciones para compartir que se cubrieron anteriormente con los mismos beneficios.
- Compartir un dashboard
- Crear y compartir un paquete de contenido
- Uso compartido público: publicar en la Web
Compartir espacios de trabajo grupales
El método final para compartir es compartir el propio espacio de trabajo grupal. Por supuesto, puede compartir el Espacio de trabajo grupal con el propósito de «administración», pero también puede compartirlo con el propósito de Colaboración grupal y / o Compartir contenido. Tiene la capacidad de configurar el acceso para que las personas sean administradores o miembros. El administrador siempre tiene todos los privilegios. Un administrador puede configurar a los miembros para que sean todos «editores» o todos «espectadores», según los requisitos del grupo. Una limitación es que solo puede compartir un espacio de trabajo grupal con usuarios de direcciones de correo electrónico individuales, no con un grupo de Active Directory. Si crees que eso está mal (como yo), entonces por favor vote aquí para cambiar esto.
Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender mejor las opciones para compartir disponibles con Power BI. Microsoft ha anunciado que está revisando una nueva idea llamada Publicación privada en la web, así que esté atento a eso, y vota por ella si te gusta la idea.
Compartir directamente en Excel
Como señaló Anthony (en los comentarios a continuación), una vez que tenga acceso a los datos compartidos a través de Power BI, tendrá acceso a otra función KILLER: acceso directo a los datos desde Excel. Hoy hubo una nueva actualización sobre esto, y escribí en un blog al respecto aquí. https://exceleratorbi.com.au/direct-connect-excel-power-bi-service/
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