Consolide varios archivos de Excel en SharePoint con PowerQuery

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram
Share on whatsapp

Contenidos

Había leído una solicitud interesante en el Foro de hidromasaje el fin de semana. La usuaria de Whirlpool, Alicia2, quería extraer los metadatos de los documentos de Word en una hoja de cálculo. Eso parecía un problema interesante y algo que podría usar algún tiempo. Así que decidí ayudarla.

Construí esta hoja de cálculo que pones en una carpeta junto con los documentos de Word (formato DOCX). Luego, la hoja de cálculo usa Power Query para absorber los nombres de los archivos en la carpeta (se requiere actualización manual). Finalmente, hace clic en el botón Extraer metadatos y la hoja de cálculo hace el resto.

word-metadata-extractor_thumb-5004444

Aquí está la hoja de cálculo de metadatos de palabras extraídas.

Y aquí hay un video que le muestra cómo funciona.

encontré esta publicación que explica cómo consolidar archivos en su computadora con Power Query (felicitaciones a Pedacitos de tocino). Ese es un gran consejo, sin embargo, quería consolidar varios archivos de Excel en SharePoint usando PowerQuery, no archivos en mi computadora. Usé los principios en el enlace anterior para llegar al siguiente procedimiento.

EDITAR 21/11/14: Hoy Chris Webb publicó este blog que cubre una forma más fácil de combinar archivos en su PC.

Cree una nueva carpeta en su sitio de sharepoint. Agregue todos los archivos que desea consolidar en esta carpeta. Asegúrese de que todos sean idénticos en formato de archivo, porque los consolidaremos en un solo archivo mediante un proceso repetible; deben ser idénticos en diseño. Nota: no agregue ningún otro archivo a esta carpeta.

Crear un archivo de consolidación de SharePoint

file-format-8214733

Tenga en cuenta que está diseñado de manera que sea fácil para el usuario editar los números (es decir, formato de tabla de referencias cruzadas). Esto es bueno para la entrada de datos, pero no es bueno para los informes de tabla dinámica. El siguiente consejo te ayudará a solucionarlo. Querrá crear varias copias de este archivo de entrada de datos, una para cada fuente de datos (en mi caso, es cada persona la que administra un presupuesto).

Importar los datos de SharePoint a Excel usando Power Query

Abrir un nuevo libro de Excel
Ir a Power Query
Seleccione de otras fuentes de la lista de SharePoint.

add-sharepoint-link-5178171

Pegue la URL de su sitio principal de SharePoint. Tenga en cuenta bien: debe utilizar la URL principal, no la URL de sus documentos compartidos o cualquier otra subpágina.
Haga clic en Aceptar
Vaya al Libro de trabajo en el lado derecho y haga clic con el botón derecho en la URL de SharePoint. No tiene que esperar a que se actualice. Haga clic derecho / editar.

edit-link-4574488

Asegúrese de que pueda ver la barra de fórmulas en la parte superior. Si no puede, haga clic en Ver y luego seleccione la casilla de verificación Barra de fórmulas.
En la barra de fórmulas, cambie Sharepoint.Tables para leer Sharepoint.Files. Tenga en cuenta que esto distingue entre mayúsculas y minúsculas.

change-tables-9022215

Busque uno de los archivos en su carpeta de SharePoint. Haga clic en la palabra «binario» para ese archivo.

click-binary1-7342424
Debería devolver algo como Nombre = Hoja1, Datos = Tabla. Haga clic en la tabla

click-table-5551620
Edite los datos de la tabla como lo haría normalmente con Power Query.

Una vez que tenga los datos de la forma deseada en Power Query, convierta la consulta en una función. Primero cambie el nombre de la Consulta a algo como fGetMyFilesSharePoint. Luego vaya al Editor avanzado. En la cinta, haga clic en Ver Editor avanzado. Agregue el código como se muestra a continuación

create-function-2-5489032

create-function-1-9492039

Guardar la consulta de energía

Cree una nueva consulta para importar todos los archivos ubicados en su carpeta de SharePoint

create-new-query-9252012

Una vez que tenga los archivos que necesita, cree una columna personalizada que utilice su función producida en el primer paso anterior. Haga clic en Aceptar

custom-column-7242612

Expanda la nueva columna personalizada. Haga clic como se indica. Asegúrese de que «Expandir columna» esté seleccionado y luego haga clic en Aceptar.

expand-column-9838855

Debería terminar con su tabla de datos consolidada algo como esto.

final-table-8742038

Si desea una lección completa sobre cómo usar Power Query, consulte mi curso de capacitación aquí https://exceleratorbi.com.au/power-query-online-training/

!function(f,b,e,v,n,t,s)
{if(f.fbq)return;n=f.fbq=function(){n.callMethod?
n.callMethod.apply(n,arguments):n.queue.push(arguments)};
if(!f._fbq)f._fbq=n;n.push=n;n.loaded=!0;n.version=’2.0′;
n.queue=[];t=b.createElement(e);t.async=!0;
t.src=v;s=b.getElementsByTagName(e)[0];
s.parentNode.insertBefore(t,s)}(window,document,’script’,
‘https://connect.facebook.net/en_US/fbevents.js’);
fbq(‘init’, ‘639916389503636’);
fbq(‘track’, ‘PageView’);

Suscribite a nuestro Newsletter

No te enviaremos correo SPAM. Lo odiamos tanto como tú.