Cree una vista de planificación de su diario de Outlook en Power BI

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El otro día charlaba con mi esposa y hablaba de todas las cosas que queremos hacer el año que viene. Durante mucho tiempo ha sido un dolor de cabeza obtener una vista de alto nivel (imagen grande) de su diario de Outlook para ver lo que está sucediendo (piense en el bosque, no en los árboles). En el pasado, he usado algunos VBA en Outlook que producían una vista de año HTML (en realidad era bastante bueno), y también puede crear sus propias vistas en Outlook directamente. Pero decidí usar Power BI para intentar resolver este problema.

Cargar datos de Exchange

Lo primero que hice fue conectar Power BI Desktop a mi servidor Exchange. Hay 2 opciones y depende de la configuración que utilice. Tengo mi propio dominio y O365 configurado para usar Microsoft Exchange, así que me conecté al segundo a continuación.

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La dirección del buzón es simplemente mi dirección de correo electrónico, como se muestra a continuación.

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Para este escenario, solo me conecté al Calendario, pero también puede conectarse a otros objetos de datos como se ve a continuación (que puede ser otro blog algún día).

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Luego edité la consulta para mantener los datos que quería. Utilicé «elegir columnas» para seleccionar solo las columnas que necesitaba para mi informe (esta es una buena práctica). En mi caso, solo decidí cargar los eventos de «Todo el día», ya que son las cosas de «panorama general» que quería ver en el próximo año.

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Si lo hace usted mismo, puede optar por cargar Categorías y usarlas para determinar qué cargar, pero en mi caso, solo estoy cargando eventos de todo el día.

Luego filtré para mantener solo los eventos «Todo el día», luego eliminé la columna IsAllDayEvent.

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A continuación, creé una columna Duración (Agregar columna Columna personalizada)

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Y luego cambié el tipo de columna a Integer.

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Y finalmente cargó los datos.

Visualizando el panorama general

Miré algunos elementos visuales diferentes para visualizar estos datos y, de hecho, no pude encontrar uno que hiciera exactamente lo que quería. Miré varias imágenes de diagrama de Gantt y también la mayoría (si no todas) de las imágenes del calendario. El que encontré más cercano a mis necesidades fue el Calendario de MAQ Software. Puede verlo configurado para estos datos a continuación.

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Esta imagen permite una vista mensual del panorama general. De hecho, preferiría una vista de año completo con desplazamiento: envié un correo electrónico al software MAQ solicitando esta mejora. Quizás también puedas enviar un correo electrónico para ayudar a priorizar eso. Simplemente haga clic aquí.

Una matriz para ver los datos

Dado que la vista del mes anterior no era exactamente lo que buscaba, creé otra vista usando una Matriz como se muestra a continuación. Mi idea es tener una sola fila por semana con barras que indiquen cuándo está sucediendo algo (eventos de todo el día, por supuesto).

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Hay algunos trucos en este. Esto es lo que hice.

    • Creé una tabla de calendario y agregué las siguientes columnas
      • Nombre del día
      • Día Número de la semana (a partir del domingo) para fines de clasificación
      • Fecha de inicio de la semana.
    • No uní la tabla del calendario a la tabla de datos, sino que escribí una medida que toma el filtro de la Matriz y lo empuja a la tabla de datos. Necesitaba hacerlo de esta manera ya que hay 2 columnas de fecha en la tabla de eventos. Aquí está mi medida.
Count of Events = 
     VAR CurrDate = MAX('Calendar'[Date])
     VAR FilteredDiary = 
            FILTER(Diary,Diary[Start] <= CurrDate && Diary[End] >=CurrDate)
     VAR TotalEvents = COUNTROWS(FilteredDiary)
     RETURN TotalEvents
    • Se agregó una matriz como se muestra arriba.
    • Se agregó la medida Conteo de eventos a la matriz.
    • Formato condicional aplicado a la matriz (mostrado como 1 arriba)
      • Los colores de fondo son los mismos para Min y Max
      • No aplique formato para espacios en blanco
      • El color de fuente es el mismo que el color de fondo
      • El resultado neto es el gráfico de barras de arriba.
    • Luego creé una sugerencia de herramienta (2 arriba) y la configuré para la matriz. Tuve que crear una medida especial (porque no hay relación).
Name of Events = 
     VAR CurrDate = MAX('Calendar'[Date])
     VAR FilteredDiary = 
              FILTER(Diary,Diary[Start] <= CurrDate && Diary[End] >=CurrDate)
     VAR Events = CONCATENATEX(FilteredDiary,Diary[Subject],", ")
     RETURN Events

Publique en PowerBI.com y acceda a través de dispositivos móviles

Una vez que tenga esta plantilla en funcionamiento, puede publicarla en PowerBI.com y luego acceder a ella desde la aplicación móvil donde quiera que esté.

¿Por qué no construirlo usted mismo?

Proporciono coaching remoto y si quieres aprender las habilidades para construir esta plantilla o cualquier otra plantilla que necesites para hacer tu trabajo, puedes contactarme.

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