¿Cuál usar: Power BI o Excel?

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Nivel: principiantes

Uno de mis lectores habituales de blogs (y graduado de mi curso de capacitación en vivo) Phil Cross me preguntó la semana pasada si sabía de algún lugar para hallar una guía completa para los usuarios de BI de autoservicio de cuando utilizar Excel vs Power BI para crear nuevos modelos de datos. Pensé que esta sería una buena publicación de blog, por lo tanto aquí va.

Opciones de creación del modelo de datos de Power Pivot

Hay 4 amplias opciones que tiene al elegir crear un nuevo modelo de datos usando las tecnologías Power de Microsoft. Estos son:

  • Power Pivot para Excel
  • Power BI Desktop, independiente sin intención de publicar en PowerBI.com
  • Power BI Desktop para crear y posteriormente publicar en PowerBI.com
  • Tabular de servicios de análisis de SQL Server

Hay otras opciones, incluida la consulta directa a una base de datos SQL, a pesar de esto, no estoy cubriendo esas otras opciones aquí. Tampoco voy a cubrir la tabla SSAS aquí, dado que este es un post sobre las alternativas de autoservicio. El resto de este post describe las razones por las que puede seleccionar una de las primeras 3 opciones sobre las otras 2. Las razones no son mutuamente excluyentes y, por eso, puede haber múltiples opciones para solucionar requerimientos comerciales específicos.

Razones por las que puede querer utilizar Power Pivot para Excel

  • No está dispuesto a poner sus datos en la nube, por el motivo que sea.
  • Su departamento de TI le ha excluido de PowerBI.com y no puede convencerlos de que le permitan usarlo.
  • las personas con las que necesita compartir no disponen acceso a los datos en la nube.
  • Necesita informes de Excel independientes que contengan el modelo de datos. A modo de ejemplo, «Analizar en Excel» no es una alternativa por el motivo que sea.
  • Ya posee SharePoint Enterprise Edition y desea usarlo como su servidor de distribución de informes (lea mi post aquí sobre eso).

Nota: Hay muchas otras razones por las que es factible que desee usar Excel en lugar de Power BI; a pesar de esto, por estas otras razones, lo más probable es que pueda conservar todos los beneficios al crear su modelo de datos en Power BI y publicarlo en el servicio Power BI. y posteriormente use «Analizar en Excel» para crear sus informes en Excel. Como consecuencia, todas estas siguientes razones no son verdaderamente razones (en mi opinión), debido a que puedes tener tu pastel y comértelo además.

  • Te encanta Excel y simplemente prefieres usarlo.
  • Necesita las capacidades de gráficos granulares y con todas las funciones de Excel que hoy en día no se pueden lograr en Power BI.
  • Tiene algunos cálculos de «modelo sin datos» que forman parte de sus informes y que se manejan mejor en Excel.
  • Necesita utilizar las capacidades celulares de Excel para hacer cálculos, de modo que no se pueda hacer en el modelo por cualquier motivo
  • desea aprovechar el diseño celular de Excel para producir cuadrículas de datos (no se maneja tan bien en Power BI), concretamente para listas de varias páginas.

Nota: este enfoque de Analizar en Excel solo funcionará si todos los que necesitan interactuar con la hoja de cálculo disponen acceso a los datos en Power BI

Algunas razones por las que el enfoque de Excel puede no funcionar para usted

  • Power Pivot para Excel sigue siendo inestable a veces y eso puede resultar frustrante.
  • Tal vez no tenga una versión de Excel con Power Pivot.
  • Tal vez solo tenga Office de 32 bits y esto no pueda manejar sus modelos de datos, al mismo tiempo no puede obtener 64 bits.
  • La distribución de grandes libros de trabajo de Excel (a modo de ejemplo, varios cientos de MB de tamaño) es un obstáculo.

Libro de Power BI DAX

Razones por las que puede querer utilizar Power BI Desktop (no publicar en la nube)

power bi escritorioPower BI Desktop es una herramienta gratuita e independiente que cualquier persona puede descargar y utilizar, sin tener en cuenta si utiliza PowerBI.com. Por eso, se deduce que cualquiera puede utilizar Power BI Desktop como un reemplazo de Excel usando los métodos de distribución del “viejo mundo” que se usan tradicionalmente para Excel (a modo de ejemplo, email, distribución por medio de servidor de archivos, SharePoint, etc.). Las razones por las que puede querer usar este enfoque incluyen:

  • Mejor, más estable y la última versión de las tecnologías Power Pivot y Power Query
    • Mejor interfaz de usuario
    • Filtrado cruzado bidireccional
  • Aprovecha la última tecnología de visualización proporcionada como parte de Power BI
  • No dispone de una versión de Excel que incluya Power Pivot.
  • Es gratuito.
  • Solo tiene Office de 32 bits, pero necesita modelos de datos de 64 bits.

Algunas razones por las que este enfoque puede no funcionar para usted

  • Toda persona que desee consumir los informes de esta manera debe descargar e instalar Power BI Desktop.
  • Algunos usuarios pueden asustarse con la interfaz de usuario de Power BI Desktop (es un poco más compleja que PowerBI.com).
  • Si los libros de trabajo son grandes (como pueden ser los modelos de datos), enviar estos archivos grandes a los usuarios puede ser un obstáculo.

Razones por las que puede querer utilizar Power BI + Cloud

servicio power biAlgunos de los beneficios vienen con la versión gratuita y otros solo con la versión Professional.

Beneficios con la versión gratuita

  • Mejor, más estable y la última versión de las tecnologías Power Pivot y Power Query
  • Aprovecha la última tecnología de visualización proporcionada como parte de Power BI
    • Una gran variedad de visualizaciones modernas.
    • Marco open source (cualquiera puede desarrollar y compartir nuevas imágenes)
    • Diseño receptivo HTML5 (funciona en cualquier navegador y dispositivo móvil)
    • Integración de aplicaciones móviles (funciona en móviles multiplataforma ‘fuera de la caja’)
  • Es gratuito.
  • Solo tiene Office de 32 bits, pero necesita modelos de datos de 64 bits.
  • Deseas compartir por medio de la nube
  • Quiere aprovechar los paneles para
    • Consolide datos de diferentes fuentes en una sola pantalla
    • Aprovechar las preguntas y respuestas para consultas en lenguaje natural.
  • Desea aprovechar los análisis de aprendizaje automático de Quick Insights.
  • Desea crear informes y ítems visuales usando Excel y Power BI «Analizar en Excel» es un enfoque viable para conectarse a los datos.
    • Este enfoque es muy poderoso. Puede crear y mantener un único modelo de datos en Power BI Desktop, publicarlo en PowerBI.com y posteriormente crear tantos libros de Excel «delgados» como desee usando «Analizar en Excel». Estos nuevos libros de trabajo delgados disponen los beneficios adicionales de ser muy pequeños (dicho de otra forma, delgados) y además solo los usuarios que disponen acceso aprobado a PowerBI.com pueden actualizar los datos (tenga en cuenta que cualquier dato actualizado previamente será visible para cualquier persona). No es necesario tener una copia del modelo de datos dentro de cada libro de Excel, simplemente puede conectarse a la nube.
    • y posteriormente está la versión para PC local de lo que describo previamente. No estoy seguro de que esto sea escalable, pero ciertamente funciona. Lea sobre eso aquí.

Beneficios adicionales en la versión Power BI Pro

power bi service proAl mismo tiempo de los beneficios que vienen con la versión gratuita, se encuentran los siguientes beneficios de la versión pro.

  • Espacios de trabajo grupales y paquetes de contenido para compartir y controlar el acceso de forma granular
  • Seguridad a nivel de fila
  • Actualización automática contra las fuentes de datos usando una puerta de link
  • Subscripcion de correo electronico

Algunas razones por las que este enfoque puede no funcionar para usted

  • No pretendes pagar. Tenga en cuenta que puede hacer que el producto sea asequible si obtiene el equilibrio adecuado de usuarios gratuitos y profesionales en su compañía.
  • No desea poner sus datos en la nube.
  • No le permitirá instalar Power BI Desktop
  • No le permitirá utilizar PowerBI.com
  • No le gusta aprender software nuevo y solo quiere ceñirse a lo que mejor sabe.

Consideraciones finales

El último punto importante es que puede migrar un modelo de datos de Excel a Power BI, pero no puede migrar un modelo de datos de Power BI a Excel. Entonces, en caso de duda, hágalo primero en Excel. Puede sufrir molestias con el modelado, pero al menos puede migrar a Power BI Desktop si cambia de opinión.

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