Pasar un parámetro de Excel a Power Query

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¿Dónde ha estado R Marketing?

power-bi-book-cover-150_thumb-8783151Los lectores habituales de mi blog pueden haber notado que he estado desaparecido en acción durante el último mes. He estado muy ocupado con el Gira mundial PUG, impartiendo mucha capacitación, finalizando mi nuevo libro Supercharge Power BI y también tomando un par de semanas de vacaciones.

Historia paralela: la capacitación de Power BI nunca ha sido más popular

He estado brindando capacitación en Power Pivot / Power BI durante casi 4 años y la demanda nunca ha sido mayor. Mis últimos 5 cursos de capacitación en vivo en Australia han tenido un número récord de participantes, y mi semestre actual de capacitación en línea en vivo (Supercharge Power BI) tiene 34 participantes activos. Estoy muy emocionado de lo que depara el futuro para este fantástico producto, y sigue mejorando cada vez más.

Pasar un parámetro de Excel a Power Query

Ayer estaba impartiendo formación en Sydney y uno de mis alumnos (Stephane) me preguntó cómo pasar un parámetro de Excel a Power Query. He escrito artículos anteriores sobre este principio en PowerPivotPro.com pero pensé que sería bueno escribir en un blog sobre lo simple que es hacer esto.

Escenario de muestra: extracción de facturas para la fecha seleccionada

Voy a demostrar el concepto utilizando la base de datos de Adventure Works. En el siguiente ejemplo, configuré una sola celda en Excel que contiene una fecha que luego se pasa a Power Query. Cuando actualizo la consulta en Excel, la tabla de resultados se actualiza con todos los pedidos de la base de datos para la fecha seleccionada. Nota: Hay otras formas de hacer esto, como cargar todos los registros en Power Pivot y extraerlos de allí a pedido. Sin embargo, puede haber personas que quieran hacerlo de esta manera por cualquier motivo.

Configurar una tabla de parámetros

Lo primero que debe hacer es configurar una tabla de celda única que contenga la fecha de los pedidos a extraer. Luego haga clic en la celda (1 a continuación), seleccione datos (2), de Tabla / Rango (3). Tenga en cuenta que esto es Excel 2016; la interfaz de usuario es ligeramente diferente para Excel 2010/2013.

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El siguiente paso es súper simple y es la salsa secreta de este proceso. Como probablemente se dará cuenta, los datos cargados son una tabla con una sola columna y una sola fila (ver más abajo). Por lo tanto, la tabla tiene una sola celda que contiene una sola fecha. No es posible usar la fecha en este formato tabular, por lo que debe cambiarse antes de que la fecha se pueda usar en otra consulta. Para hacer esto, simplemente haga clic derecho en la celda (1 a continuación) y luego seleccione profundizar (2).

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Después de completar este paso, la tabla se elimina y esta consulta devuelve el valor real (ver más abajo).

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Ahora que este es un valor (el valor escalar que se muestra en 1 arriba), este nombre de consulta (2 arriba) se puede usar directamente dentro de otra consulta.

Extraiga los datos necesarios para una fecha aleatoria

Lo siguiente es escribir una consulta para extraer los datos necesarios de la base de datos. Primero configure la consulta según sea necesario, luego aplique un filtro del cuadro desplegable (1 a continuación) para cualquier fecha aleatoria (2 a continuación).

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Esto crea un paso de consulta como se muestra a continuación: el paso de consulta hace referencia directamente a la fecha seleccionada anteriormente. Nota: la barra de fórmulas debe estar activada para ver esto (Vista Barra de fórmulas).

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Ahora es muy sencillo. Simplemente edite manualmente la fecha codificada en el código anterior con el nombre de la consulta que devuelve la fecha proveniente de Excel.

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Ahora cierre y cargue. Configure la consulta DateSelected para que no se cargue y la consulta Sales para que se cargue en la hoja de cálculo original debajo de la tabla de parámetros de fecha.

No es fácil encontrar cómo configurar una consulta para que no se cargue en Excel después de haber configurado la configuración de carga inicial. Simplemente haga clic con el botón derecho en la consulta (en el panel de consultas), seleccione cargar en, configure no cargar.

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Para actualizar y extraer una fecha diferente, simplemente cambie la fecha en la tabla de parámetros (1 a continuación), luego haga clic derecho en la tabla de resultados (2) y luego haga clic en actualizar (3).

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Luego, la consulta se ejecuta y los nuevos datos se devuelven a Excel.

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Una palabra final

Esta es la tabla de parámetros más simple que puede crear: un valor único. Una vez que comprenda el principio, puede dejar volar su imaginación con otras cosas que puede hacer aquí. Si desea acelerar su aprendizaje para poder aprovechar todo el poder de Power Query, eche un vistazo a mi curso de capacitación en línea de Power Query a su propio ritmo. Esta capacitación tiene más de 7 horas de video que explica conceptos como este. Una vez que sepa cómo, podrá ahorrar tiempo y hacer cosas fantásticas que nunca soñó.

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