Power BI Analyze en Excel: lo que necesita saber

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Contenidos

Nivel: principiantes

Microsoft anunció recientemente otra característica impresionante de Power BI: Analizar en Excel. Esta función fue solicitada por Avi Singh de PowerPivotPro.com y era fuertemente apoyado como un requisito por la comunidad. Usted puede Lea más sobre cómo puede influir en los lanzamientos futuros al final de esta publicación.. Pero vayamos directamente a esta gran característica nueva.

Analizar en Excel está disponible para la oferta de servicio gratuito, así como para el servicio de pago. Sin embargo, tenga en cuenta que si desea cargar un workbook y compartirlo con alguien más en su organización para que ellos también puedan Analizar en Excel, necesitará el servicio pago. Pero no se desespere, Power BI Pro es barato y vale la pena el dinero.

Servicio Power BI

El servicio Power BI es una versión moderna de SQL Server Analysis Services completamente alojado en la nube por Microsoft. Lo que eso significa para ti es puede tener un servidor potente para alojar sus libros de trabajo de Power BI y distribuir sus informes sin tener que gastar cientos de miles de dólares en configurarlo todo. Puede comenzar hoy de forma gratuita con solo unos pocos clics. https://powerbi.microsoft.com

Una vez que haya cargado su workbook de Power BI en la nube, puede incluso compartir una versión completamente interactiva del workbook públicamente utilizando la función Publicar en la Web (demostración a continuación). Tenga en cuenta que solo debe hacer esto con datos no confidenciales, ya que este enfoque hará que sus datos estén disponibles públicamente a través de Internet.

Puede ver el Informe de Power BI publicado en la web aquí.

¿Qué es Analizar en Excel?

Una vez que haya cargado sus datos en Power BI, el mundo de alguna manera parece mejor. A veces, sin embargo, solo desea ingresar a los datos y analizarlo usando buenas tablas dinámicas de Excel a la antigua. Ahora puedo hacer eso con el nuevo Analizar en Excel característica. Para hacer esto, necesita hacer lo siguiente:

  • Inicie sesión en el servicio Power BI con su cuenta
  • Navegue hasta el informe en cuestión en el panel de la izquierda del servicio Power BI.
  • Haga clic en los puntos suspensivos junto al nombre del informe (que se muestra como 1 a continuación)
  • Haga clic en Analizar en Excel (2 a continuación).

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Conector de datos actualizado

La primera vez que haga esto, se le pedirá que descargue algún software actualizado que se requiere para que esta característica funcione. Puede solicitar esto manualmente desde el menú desplegable en la esquina superior derecha de PowerBI.com como se muestra a continuación.

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Asegúrese de seleccionar la versión correcta para su versión de Excel.

  • Versión de 32 bits de Excel = Instale x86 que se muestra como 1 a continuación
  • La versión de 64 bits de Excel se muestra como 2 a continuación.

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Una vez que haya instalado esto, puede hacer clic en el cuadro «No mostrar esto de nuevo» (que se muestra como 3 arriba) para evitar que este diálogo aparezca cada vez que pasa por este proceso.

Una cosa a tener en cuenta. Después de hacer clic en «No mostrar esto de nuevo», puede volver al cuadro de descarga haciendo clic en el botón de descargas (que se muestra como 1 a continuación) y luego seleccionando «Analizar en actualizaciones de Excel» (2 a continuación). Sin embargo, cuando hace esto, actualmente SOLO DESCARGA la versión de 32 bits, independientemente de si tiene 64 bits o no. He registrado un error con Microsoft y eliminaré este comentario de este blog una vez que se solucione el problema.

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Construyendo una tabla dinámica

Después de hacer clic en el botón «Analizar en Excel», se descargará un pequeño archivo ODC en su PC. Esté atento a la descarga en su navegador; la mía se muestra a continuación.

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Cuando hago clic en el archivo ODC anterior, aparece un mensaje de advertencia como se muestra a continuación. Simplemente haga clic en Habilitar.

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Después de hacer clic en «Habilitar», obtendrá una nueva tabla dinámica en blanco conectada al servicio Power BI como se muestra a continuación.

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Ahora tiene un nuevo workbook en blanco conectado a su modelo de datos de Power BI en la nube. Puede crear una tabla dinámica para analizar sus datos como cualquier otra tabla dinámica, con algunas pequeñas diferencias.

Si observa de cerca la lista de Campos de la tabla dinámica a la derecha, verá que ahora hay 2 tipos de grupos de campo. El primer tipo (que se muestra como 1 a continuación) son las medidas almacenadas en sus tablas en Power BI. Estas «tablas de medidas» están indicadas por el símbolo Sigma. El segundo tipo (mostrado como 2 a continuación) son las tablas (y columnas) reales del modelo de datos. Seleccione los valores para su tabla dinámica de las tablas de medidas (1) y las filas / columnas / filtros / segmentaciones de las tablas reales (2).

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Ahora simplemente construya su tabla dinámica como de costumbre, como se muestra a continuación.

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Libros de trabajo delgados

Cuando guarde este archivo, notará algo realmente especial. Este es un «Libro de trabajo delgado», en mi ejemplo, solo tiene 24 kb (mostrado a continuación).

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Los datos no viven en el workbook, solo están en la nube. Los únicos datos que están en el workbook son los datos que se visualizan dentro de la (s) tabla (s) dinámica (s). Pero este enfoque tiene un costo: debe tener una conexión en vivo a Internet para poder interactuar con los datos en la tabla dinámica. Personalmente, creo que este es un pequeño precio a pagar por todos los beneficios, sin embargo, si desea interactuar con su workbook en una ubicación que no tiene conexión a Internet, entonces esto es algo que debe tener en cuenta.

También tenga en cuenta que ahora que los datos están en la nube, habrá una pequeña cantidad de latencia (retraso) al hacer clic en la tabla dinámica en comparación con un workbook local en su PC. Esto será más notorio para los libros de trabajo pequeños que son casi instantáneos en su PC. Estos pequeños libros de trabajo rápidos pasarán de ser «instantáneos» en su PC a ser «sub-segundos» en la nube, lo cual no es tan malo en mi opinión. Si tiene libros de trabajo muy grandes en su PC (digamos 300 MB +), o si tiene Excel de 32 bits en su PC, entonces puede notar una mejora general con estos libros delgados. Esto se debe a que el procesamiento del cubo ahora se envía al servicio Power BI, que tiene muchos procesadores potentes para completar la tarea.

Distribución de libros de trabajo delgados

Ahora que tiene este workbook de Excel “delgado”, puede distribuir el workbook delgado a otros usuarios y ellos también pueden interactuar con los datos en vivo directamente en el workbook de Excel conectado a la nube. No es necesario distribuir el archivo ODC, solo el Thin Workbook actualizado y guardado. Hay algunos requisitos previos para que esto funcione, que incluyen:

  1. Deberá enviarles el Thin Workbook una vez que se haya establecido la conexión (por supuesto).
  2. Necesitarán su propia cuenta de servicio Power BI.
  3. Necesitarán acceder a los datos compartidos a través del servicio Power BI, por lo que también deberá compartir el informe de Power BI con ellos desde dentro de Power BI.
  4. Deberán instalar la actualización «Analizar con la actualización de Excel» descrita anteriormente.

He probado la distribución de este Thin Workbook a un usuario de Mac con Excel 2011 y, lamentablemente, no funcionó. No lo he probado con Excel 2016 para Mac, pero me gustaría saber de alguien que lo haga.

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Mejor que exportar a Excel

Rob Collie tiene una broma favorita. Qn. ¿Cuál es el tercer botón más común en todas las herramientas de BI? Resp. Exportar a Excel (tercero después de 1. Aceptar y 2. Cancelar). Pero Analizar con Excel es mucho más que «Exportar a Excel». La razón, por supuesto, es que no tiene que tomar una copia de sus datos para trabajar con ellos. Crea un enlace en vivo a la fuente de datos y, por lo tanto, cuando los datos se actualizan en el futuro, su workbook «Analizar con Excel» también se actualizará.

Las fórmulas de cubo también funcionan

Si le gusta usar fórmulas de cubo, la buena noticia es que también funcionarán. Cuando escribe una fórmula de cubo (como se muestra a continuación), se le dará una opción de conexiones de datos (1 es el servicio Power BI y 2 es el modelo de datos en el workbook actual).

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Eso me hizo preguntarme… ¿Puedo tener 2 modelos de datos para un workbook, 1 en la nube y un segundo en el workbook? La respuesta es sí. Tengo 2 fórmulas de cubo a continuación, la primera proviene del modelo de datos en el workbook actual y la segunda proviene del servicio Power BI conectado al mismo workbook.

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Errores comunes

Nuevas versiones de conector

El conector se actualiza todo el tiempo. Si ve este error (o cualquier otro error de conexión para el caso)

La conexión falló porque se necesitan credenciales de usuario y no se permite la interfaz de usuario de inicio de sesión

Lo primero que debe hacer es asegurarse de tener instalada la última versión del conector. Puede encontrar la última actualización en línea en el servicio Power BI como se muestra a continuación.

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Error prohibido

Si tiene varias cuentas de Power BI, es posible que se encuentre con el siguiente error «El servidor HTTP devolvió el siguiente error: Prohibido «. De hecho, algunos usuarios que no tienen varias cuentas también han experimentado este error.

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El problema se debe al «intercambio» entre cuentas y, posiblemente, al proceso de inicio de sesión que intenta iniciar sesión en la cuenta incorrecta. Hay una solución manual para solucionar este problema.

  1. Navegue hasta el archivo ODC que descargó.
  2. Haga clic derecho en el archivo ODC y edítelo en el Bloc de notas.
  3. Busque la sección que comienza con
  4. Agregue el siguiente texto inmediatamente después de esta cadena
    User ID =

    [email protected];

  5. Guarde el archivo y luego haga doble clic para abrirlo nuevamente.

Ahora debería ser llevado a la pantalla de inicio de sesión correcta para darle acceso a los datos. Yo mismo tuve este problema cuando intenté utilizar esta función por primera vez. Me conecté a un hilo en community.powerbi.com y obtuve ayuda inmediata del equipo de soporte de Microsoft Power BI para ayudarme a resolver el problema. Si no es miembro de la comunidad de Power BI, se lo está perdiendo: regístrese y participe.

Con suerte, se ofrecerá una solución más elegante en el futuro, estoy seguro de que lo hará.

Error al inicializar la fuente de datos

Es posible que vea este error, especialmente la primera vez que intente hacer esto.

“Falló la inicialización de la fuente de datos. Verifique el servidor de la base de datos o comuníquese con su administrador de base de datos. Asegúrese de que la base de datos externa esté disponible y vuelva a intentar la operación. Si vuelve a ver este mensaje, cree una nueva fuente de datos para conectarse a la base de datos «.

Esto normalmente está relacionado con que no tiene instalado el conector de datos correcto para su versión de Excel. Asegúrese de haber instalado el conector de datos correcto (64 bits o 32 bits) como se mencionó anteriormente en esta publicación.

Cómo influir en las actualizaciones futuras de Power BI

Power BI mejora rápidamente cada semana a medida que el equipo de Microsoft Power BI se centra en ofrecer las nuevas funciones que más desean sus clientes. Si desea influir en las funciones que se crearán a continuación, haga lo que hizo Avi y cree una idea en http://ideas.powerbi.com/ . O simplemente puede mirar las ideas de otras personas y votar por las que más desee.

Si quieres ayudarme con una de mis pasiones, puedes votar por esta idea aquí.

https://ideas.powerbi.com/forums/265200-power-bi-ideas/suggestions/12464280-individual-custom-links-for-pinned-live-pages

Lo que creo que realmente se necesita es una forma de crear una estructura de menú de tipo «página web» adecuada para que pueda crear Power BI con una «experiencia de navegación web». El enfoque actual de fijar mosaicos está bien en escenarios limitados, pero en realidad no es lo suficientemente «completo» para ofrecer una herramienta de informes completa. Creo que necesitamos una solución de edición de menú / navegación adecuada como en SharePoint, donde el curador puede construir una estructura de menú adecuada para entregar los informes a los usuarios de una manera personalizada y significativa.

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