Power BI Premium asequible para pequeñas empresas

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Nota: Este artículo se escribió por primera vez en marzo de 2019 y luego se actualizó en noviembre de 2020 para actualizar la información de licencia cambiante que está disponible para mí.

Hace mucho que me siento frustrado por la falta de un modelo de precios de Power BI escalable adecuado para pequeñas y medianas empresas (PYMES). Puede leer mi perorata sobre eso en este artículo de blog de 2017 cuando se lanzó Premium https://exceleratorbi.com.au/power-bi-licences-changes-good-bad/. Incluso antes del anuncio de Power BI Premium, estaba presionando por una opción asequible para las pymes. Power BI Premium es un modelo de precios basado en la capacidad que es ideal para las grandes empresas, pero ¿qué pasa con las empresas más pequeñas? En Microsoft Ignite en septiembre de 2020, Microsoft anunció Premium por usuario como una nueva opción de licencia (no se ha anunciado el precio). Creo que esta es una iniciativa fabulosa que beneficiará pequeñas empresas que necesitan las funciones de Power BI Premium pero no pueden pagar el precio de nivel de entrada de 60 000 dólares estadounidenses al año (aproximadamente 82 000 dólares australianos). Pero premium por usuario no hace nada para abordar la asequibilidad para las empresas medianas.

Asequibilidad frente a características

En mi mente, esta es una un problema de asequibilidad, no un problema de “características”. Sí, hay algunas organizaciones a las que les encantará el nuevo enfoque de PPU porque están desesperadas por obtener las funciones Premium. No creo que sea un grupo grande; Podría estar equivocado, por supuesto. No voy a discutir las diferencias de características aquí porque no es de eso de lo que trata este artículo; Quiero hablar de asequibilidad.

Repetiré las variaciones de casos de uso aquí para completar (todos los precios a continuación están en USD).

  • Si tiene 10 empleados en su empresa, Power BI Pro es una fantástica solución de BI asequible. De hecho, antes de Power BI, prácticamente no tenía opciones asequibles para una solución de BI aparte de Microsoft Excel. Si es una pequeña empresa, Power BI es increíble y asequible.
  • Si tiene más de 10,000 empleados en su empresa, Power BI Premium es una solución de BI escalable, asequible y fantástica. Puede pagar $ 120 por año para que los desarrolladores de Power BI tengan acceso a Power BI Pro, y puede comprar una capacidad Premium para cubrir la mayoría de los usuarios con menor participación y menor consumo. Si tiene, por ejemplo, 2000 empleados de bajo uso que necesitan acceder a un informe con poca frecuencia, por ejemplo, durante unos minutos al día, entonces podría terminar pagando $ 2.50 por mes *, por usuario. Esto hace que Premium una solución de BI fantástica, escalable y asequible para grandes empresas.
    * Nota: la capacidad premium que necesita dependerá de las circunstancias. Es posible que la capacidad premium de nivel de entrada no satisfaga sus necesidades, lo que afectará el precio efectivo por usuario.
  • Si usted es una empresa de tamaño mediano, digamos con 500 empleados, entonces no tiene suerte. No importa si compra Power BI Pro o Power BI Premium, el costo anual será de alrededor de $ 60,000 por año. Nunca he conocido a una empresa de tamaño medio que pueda pagar 60.000 dólares al año por sus informes comerciales. Si es una empresa mediana, no existe un modelo de precios de Power BI asequible para usted; no tiene suerte.

¿Qué pasa con Power BI Premium por usuario?

A partir del 3 de noviembre de 2020, Microsoft no ha anunciado el precio de Premium por usuario (PPU). Independientemente del precio (con la suposición razonable de que será más que Pro), PPU es irrelevante para el debate sobre la asequibilidad de las empresas medianas. Como mencioné anteriormente, de lo que estoy hablando aquí no es un característica problema basado, es un asequibilidad problema basado. No todas las empresas necesitan las funciones premium, pero todas las empresas necesitan precios asequibles que se adapten a la economía de la empresa.

Precios escalables y rendimientos decrecientes

Quiero hablar de rendimientos decrecientes. La licencia de Power BI Pro es una licencia por usuario con todas las funciones que le da al propietario de la licencia acceso para crear y compartir informes con cualquier otro usuario Pro. Tiene un valor excelente a $ 120 por usuario por año. El problema es que no todos los usuarios extraerán el mismo valor de esta licencia. La realidad es que el valor que obtendrá una empresa al otorgar licencias a usuarios adicionales sufre de rendimientos decrecientes, como se muestra en el cuadro a continuación (solo ilustrativo).

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La línea roja en el gráfico anterior muestra los rendimientos decrecientes para cada usuario adicional de Power BI. La línea azul muestra el costo por usuario. Hay algún punto (n. ° 1 anterior) en el que el próximo usuario que tenga licencia para Power BI Pro extraerá menos valor que el precio que debe pagar por la licencia. El costo total para la empresa aún puede valer la pena, pero la curva económica comenzará a tener una tendencia en la dirección equivocada. Hay un segundo punto (# 2 arriba) donde la licencia Premium entra en acción. Una vez que Premium se vuelve más barata que la licencia Pro, el precio incremental por usuario comienza a caer. Luego hay un tercer punto (# 3 arriba) donde el beneficio para los usuarios incrementales es nuevamente mayor que el costo de la licencia. El problema está en el espacio entre las líneas roja y azul de arriba. Entonces, si eres una empresa mediana, es una mierda ser tú, ¿verdad?

Un ejemplo aquí será útil para ilustrar el punto. Tengo un cliente que está en la industria de viajes (que por supuesto lo está haciendo difícil en tiempos de COVID, pero supongamos tiempos pre-covid). La empresa tiene 500 empleados, principalmente consultores de primera línea que venden viajes. Muchos de estos consultores son a tiempo parcial y solo trabajan los fines de semana. Hay alrededor de 40 empleados (gerencia, supervisores, etc.) que pueden obtener un gran valor de una licencia Pro de $ 120; esto nunca ha estado en duda. Pero hay 460 miembros del personal que necesitan ver un solo informe, a veces solo una vez por semana para ver cómo están siguiendo su objetivo de ventas. Por lo general, eso les llevará 3 minutos en algún momento durante su turno. Entonces, ¿qué opción de licencia (Pro o Premium) puede permitirse comprar esta empresa para que todos los usuarios tengan acceso a Power BI? Bueno, por supuesto, la respuesta es ninguna. Las organizaciones de este tamaño no pueden permitirse otorgar licencias a todos los miembros del personal que necesitan ver algunos datos con una licencia de Power BI mediante licencias Pro o Premium. No veo que Microsoft cambie esto pronto, si es que alguna vez lo hace, así que no espere a que cambie; sigue leyendo para ver tus opciones.

¿Qué pasó con los SKU A?

La opción anterior sobre la que escribí en este artículo (usando un SKU A) aparentemente no tiene licencia para uso interno, como se muestra a continuación. licence-2996842

Microsoft me advirtió originalmente que este enfoque era una opción con licencia válida para uso interno mediante SharePoint. Aquí hay un enlace a un documento oficial actual (a la fecha de esta publicación) que implica que las empresas pueden usar SKU A si lo desean (gracias a Greg por alertarme sobre esto en los comentarios a continuación).

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En noviembre de 2020, Microsoft se puso en contacto conmigo y me informó que este enfoque no tiene licencia para uso empresarial interno. No sé qué sucedió entre marzo de 2019 y noviembre de 2020. Todo lo que puedo decirles es que originalmente me dijeron que era un enfoque válido y con licencia y ahora me han informado que no lo es, aunque claramente existe una inconsistencia actual dentro de documentación.

Puede leer los documentos de Microsoft relacionados con la información de licencia aquí. Sin embargo, todavía tengo que ver una copia del acuerdo de licencia real. Me he puesto en contacto con Microsoft al menos tres veces para solicitar una copia del contrato de licencia. Todavía tiene que proporcionarme una copia. Mi suposición, por tanto, es que no existe acuerdo de licencia y como resultado, depende de usted decidir cómo utilizar el software disponible para la compra.

SKU A vs SKU EM

La única diferencia entre los SKU A (que aparentemente no tienen licencia para su uso interno) y los SKU de EM (que tienen licencia para su uso interno) es que puede iniciar y detener, aumentar y disminuir los SKU A bajo demanda. No puede hacer eso con los SKU de EM: estos deben dejarse funcionando permanentemente (por ejemplo, durante la noche, durante el fin de semana, etc.) y no se puede escalar hacia arriba y hacia abajo para sus necesidades máximas. Además, debe comprometerse a un año completo para el SKU de EM (pagado mensualmente). Todo lo demás es lo mismo. Usted puede lea este excelente artículo de John White para una explicación más detallada de las diferencias.

Para mí, uno de los beneficios de la computación en la nube es la capacidad de hacer exactamente lo que los SKU A están diseñados para hacer; escale según sus necesidades, le brinde todo lo que necesita cuando lo necesite y nada que no necesite cuando no lo necesite. Solo podría especular sobre por qué Microsoft no querría que use los SKU A para sus propios datos y, en cambio, lo obliga a comprar los SKU EM que funcionan las 24 horas, los 7 días de la semana. Tendrá que formarse su propia opinión al respecto. Pero no todo está perdido, la Opción 3 a continuación está disponible para usted si desea aprovechar los beneficios de los SKU A mientras cumple con la afirmación de Microsoft Docs de que los SKU A no tienen licencia para uso interno.

Opciones viables para empresas medianas

Estas son las opciones que existen para que las empresas medianas hagan que Power BI sea más asequible. puedo proveer asistencia de consultoría para ayudarlo con cada una de estas opciones si lo necesita:

  1. Automatice Excel para aprovechar Analizar en Excel para enviar automáticamente documentos estáticos XLSX o PDF por correo electrónico a la mayoría de los usuarios que tienen necesidades básicas de generación de informes.
  2. Adquiera una instancia integrada con un SKU de EM e impleméntela internamente incorporándola en SharePoint Online.
  3. Póngase en contacto con un proveedor de software independiente (ISV) para que le cree una solución de Power BI de terceros que utilice los SKU A, que se adaptará a sus necesidades de demanda / asequibilidad. Esto no es tan caro como parece.

Opción 1: Automatizar la entrega de informes con Excel

En realidad, esto no es muy difícil de hacer. Se necesita un poco de tiempo para configurar y un poco de equipo, pero créanme, le costará mucho menos de $ 60,000 por año para configurar y operar. Básicamente, lo que puede hacer es instalar Excel en una máquina (con una licencia) y luego automatizar el proceso de actualización de un workbook de Analizar en Excel, y luego enviarlo automáticamente por correo electrónico a su personal cuando sea necesario. Esto se puede hacer de varias maneras, incluido el uso de VBA.

Opción 2: comprar un SKU de EM e implementarlo internamente en SharePoint Online

Esto tampoco es muy difícil. Debe comprar un SKU de EM para usar en su inquilino. Una vez que esté en funcionamiento, puede usarlo como una instancia de capacidad premium en cualquier espacio de trabajo de su inquilino. La desventaja es que no puede usar PowerBI.com para acceder a los informes a menos que tenga una licencia de Power BI Pro. Los usuarios que no tengan una licencia de Power BI Pro deberán acceder a los informes desde SharePoint Online. Deberá configurar un sitio de SharePoint (o usar un sitio existente), agregar el elemento web de Power BI al sitio, crear un vínculo incrustado desde el área de trabajo de Power BI e incrustar el vínculo en el elemento web. Una de las consecuencias de no poder acceder a los informes a través de PowerBI.com es que no puede utilizar los paneles, solo los informes funcionarán.

Opción 3: póngase en contacto con un ISV para que le proporcione una solución asequible y escalable

Aunque las SKU A no se pueden usar internamente para sus propios datos, se pueden usar para productos de software de terceros basados ​​en Power BI. Por lo tanto, si se comunica con un proveedor de software independiente, ellos pueden crearle una solución que aproveche lo mejor que los SKU A tienen para ofrecer; es decir, la capacidad de iniciar y detener automáticamente la capacidad durante la noche cuando no se está utilizando, escalar en horas pico, etc. Esto no va a ser tan caro como podría pensar. Como proveedor de software independiente, puedo hacer este trabajo por usted para que pueda aprovechar los beneficios de los SKU A.

Por favor contácteme si necesita ayuda

Entonces, ahora que conoce las opciones, solo es cuestión de averiguar qué es lo mejor para usted. Si desea seguir alguna de las 3 opciones anteriores, pero no tiene las habilidades internas para hacerlo, comuníquese conmigo para obtener ayuda. Puedo ayudar con cada una de estas opciones por el costo de mi tiempo de consultoría y, en algunos casos, algunos costos adicionales de licencia para software de terceros. Puedo garantizar que cada una de estas opciones serán órdenes de magnitud inferiores a $ 60,000 por año.

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