¿Quién necesita Power Pivot, Power Query y Power BI de todos modos?

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Nivel: principiantes

Uno de los grandes desafíos que Microsoft ha enfrentado con su «nueva» suite de herramientas de BI de autoservicio (en particular Power Pivot) es que La mayoría de las personas que podrían beneficiarse de la Santísima Trinidad (Power Pivot, Power Query y Power BI) ni siquiera conocen que existen estas herramientas, y mucho menos cómo las herramientas pueden ayudarles a tener éxito en sus trabajos.. La situación definitivamente está mejorando a medida que Power BI comienza a tener presencia en el mercado, a pesar de esto, aún hablo con personas que han oído hablar de Power BI, pero no disponen idea de qué son Power Pivot o Power Query, y lo que es más, no lo hacen. No sé por qué debería importarles. Personalmente, creo que una gran parte del problema de la conciencia es que Microsoft insiste en enviar Microsoft Excel con el complemento Power Pivot deshabilitado. No hay ninguna referencia a Power Pivot cuando Reciba con entusiasmo su flamante versión nueva de Excel 2016: ¡qué posibilidad de marketing se ha ido a la mendicidad!

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He sido un nerd de Excel durante 30 años. No hay nada que solía disfrutar más que instalar una versión nueva de Excel y hacer un clic en cada elemento del menú para hallar algo brillante y nuevo que me facilitaría la vida. Al no activar el menú Power Pivot de forma predeterminada, Microsoft pierde una de las mejores posibilidades de venta silenciosa que tiene para esta fabulosa adición a Excel.

Dado que no hay un «paso a paso» en los menús, muchas personas no conocen qué son estos productos o por qué deberían importarles. A menudo la gente me pregunta «¿quién puede beneficiarse de estas herramientas?». Esta publicación se propone explicar quién puede beneficiarse y por qué. Tenga en cuenta que cuando digo «quién puede beneficiarse», no estoy hablando de «consumidores de informes» aquí, estoy hablando de «autores de informes». Es claro que las personas que consumen informes y análisis de calidad se beneficiarán, sea cual sea la herramienta. Este post se centra en los beneficios para aquellas personas que se encargan de construir los informes y análisis que otros acabarán consumiendo.

Power BI

Quién puede beneficiarse de Power BI es probablemente el más fácil de comprender. El producto está bien comercializado y tiene un papel claro que desempeñar. Power BI es una herramienta de BI de autoservicio completa. Está diseñado para llevar las capacidades de inteligencia empresarial a las masas en lugar de a la élite (a modo de ejemplo, en lugar de solo programadores MDX de TI altamente capacitados). Rob Collie escribió un buen artículo la semana pasada sobre la democratización de las herramientas de BI. Power BI agregará valor a las personas que:

  1. Tiene problemas para compartir informes con otras personas debido a que el tamaño del archivo es demasiado grande.
  2. Necesita compartir datos con personas en movimiento, que tal vez solo tengan una tableta o un teléfono móvil.
  3. Tener grandes conjuntos de datos que no se pueden administrar en Excel tradicional.
  4. Están gastando demasiado tiempo cada semana / mes en el mantenimiento manual de informes con nuevos datos de origen y / o nuevas solicitudes de visualización.
  5. No pueden obtener el soporte (oportuno) que necesitan de su departamento de TI a través de las herramientas tradicionales de BI empresarial.

Power BI es excelente debido a que pone capacidades de un extremo a otro de la pila de BI en manos de los usuarios finales (autores), que incluyen:

  1. Extracción de datos de la fuente (usando el motor Power Query)
  2. Transformación de esos datos en una nueva forma que sea óptima para informes y análisis de BI (Power Query nuevamente).
  3. Capacidades de modelado de datos, para que pueda convertir los datos sin procesar en información empresarial significativa (usando el motor Power Pivot).
  4. Una interfaz de análisis y generación de informes que le posibilita crear informes para visualizar sus datos (Power BI Desktop y Power BI Service).
  5. Un marco de entrega basado en la nube totalmente integrado para que pueda compartir fácilmente con cualquier persona por medio de Internet (servicio Power BI).
  6. Un conjunto completo de aplicaciones móviles en los principales sistemas operativos (Power BI Mobile).

Observe cómo los pasos 1 y 2 usan Power Query y el paso 3 utiliza Power Pivot. Entonces Si desea aprender con relación a Power BI, verdaderamente necesita aprender sobre Power Pivot y Power Query además.

Capacitación en línea de Power BI

Power Pivot

Por el contrario, Power Pivot es el más difícil de comprender, dicho de otra forma, es más difícil para las personas (autores potenciales) comprender «¿qué hace Power Pivot por mí y por qué lo necesito?». Algunas personas me preguntaron sobre los cursos de capacitación de Power BI que no estaban interesadas en Power Pivot o DAX *. Pero la verdad es que si desea poder escribir sus propios informes en Power BI, verdaderamente necesita aprender al menos algunas habilidades básicas de Power Pivot.

Power Pivot es una herramienta de modelado de datos. Es el motor de informes subyacente que posibilita a Power BI y Modern Excel entregar esos informes modernos y originales que pueden ayudarlo a tener éxito en los negocios. El motor de Power Pivot le posibilita a usted (el autor del reporte) tomar sus conocimientos comerciales y configurar las herramientas de informes para que las tablas de Power BI y Excel Pivot se puedan utilizar para buscar información valiosa en sus datos e informar sobre ella.

La mayoría de los usuarios empresariales nunca antes habían oído hablar del término «Modelado de datos», y el motivo de esto es bastante simple: siempre ha sido el departamento de TI el responsable del modelado de datos. Power Pivot trae el poder del modelado de datos y lo pone en manos de usuarios competentes de negocios / Excel. Un ejemplo de modelado de datos facilitará la comprensión.

Ejemplo de modelado de datos

Considere un escenario en el que descarga datos de ventas del sistema de transacciones de su compañía y se ve así en una hoja de cálculo.

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Puede ver el precio de venta y la información del precio de costo en la tabla anterior. Pero no hay nada sobre el $ Margin por producto y nada sobre el% de margen, y mucho menos información como las ventas del año hasta el día de hoy, los 3 productos más vendidos, el producto de más rápido crecimiento, etc. En un mundo tradicional de Excel, simplemente escribiría fórmulas en su hoja de cálculo ( s) para impulsar estos datos sin procesar y extraer información adicional. El problema con este enfoque es que todas estas fórmulas son «una sola vez». Los escribe para este reporte y posteriormente, cuando cree otro reporte más tarde, tiene que escribir las fórmulas de nuevo. Power Pivot maneja este problema de una manera distinto. Power Pivot es una herramienta de modelado de datos y en lugar de escribir fórmulas en sus informes finales, las escribe «bajo el capó de forma directa en el motor Power Pivot» como parte del modelo de datos. Usted crea las «reglas» que describen cómo calcular $ Margin y% Margin UNA VEZ y solo una vez de forma directa en el motor Power Pivot. Una vez que haya creado las reglas para cada información (a modo de ejemplo, $ Margin,% Margin, etc.), estará siempre disponible para que usted (y otros) las use una y otra vez en cualquier reporte, gráfico, tabla dinámica o cualquier otra visualización que pueda pensar. de. Nunca más tendrá que escribir / copiar una nueva fórmula cada vez que cree un nuevo reporte.

* ¿Qué pasa con DAX?

Expresiones de análisis de datos (DAX) es el lenguaje de fórmulas de Power Pivot. DAX es muy semejante al lenguaje de fórmulas de Excel, pero además hay muchas diferencias que tendrá que aprender desde cero. Resumidamente, si desea aprender Power Pivot (y / o Power BI), necesitará aprender al menos algo de DAX, así como muchas otras cosas acerca de cómo funciona el motor Power Pivot.

Libro de Power BI DAX

¿Quién necesita Power Pivot y por qué?

Las personas que necesitan esta herramienta generalmente son usuarios de Microsoft Excel / autores de informes que analizan datos o informan sobre ellos, especialmente cuando se dan las siguientes condiciones:

    1. Hay muchos datos que amplían la capacidad del Excel tradicional (tamaño de archivo, velocidad de recálculo, etc.).
    2. Si utiliza mucho las tablas dinámicas para analizar sus datos.
    3. Si está escribiendo muchas fórmulas BUSCARV (o ÍNDICE / COINCIDIR) para unir datos de diferentes tablas para que pueda analizar en una tabla dinámica.
    4. Si tuvo que crear informes personalizados en Excel tradicional, pero posteriormente tiene que pasar horas reconstruyendo el reporte cuando se le solicita una vista distinto de los datos (a modo de ejemplo, tiene un reporte que muestra las ventas por medio año y posteriormente se le pide que produzca el mismo reporte por mes, y tengo que comenzar de nuevo casi desde cero).
    5. Cualquiera que quiera comenzar a utilizar Power BI para algo más que los informes de agregación más simples. Las capacidades “listas para utilizar” del modelado de datos en Power BI son limitadas y rápidamente se dará cuenta de que necesita aprender algunas habilidades nuevas (Power Pivot / DAX) para poder aprovechar las fortalezas de Power BI.

Consulta de energía

Power Query es una herramienta ETL (Extraer, Transformar, Cargar) fácil de utilizar. Desafortunadamente, Microsoft enturbió las aguas al cambiar el nombre de Power Query a «Obtener y transformar» en Excel 2016 y «Obtener datos» en Power BI Desktop. Aparte de eso, Power Query se utiliza para:

  1. Extraer: Conéctese de forma directa a la fuente de datos e ingiera los datos (en Power BI o Excel) para que pueda trabajar con ellos. Mantiene una conexión con la fuente por lo que cuando se actualizan los datos de origen, puede «actualizar» automáticamente los datos sin tener que pasar por el procedimiento de importación nuevamente desde cero. Es asombroso.
  2. Transformar: Puede limpiar y remodelar los datos de modo que cuando esté listo para usarlos, ya estén en el formato que necesita en lugar del formato que le dieron. De nuevo, haces esto solo una vezy, a continuación, puede actualizar automáticamente cuando los datos se actualicen más tarde.
  3. Carga los datos de forma directa al lugar donde desea utilizarlos. La ubicación final de los datos regularmente estará dentro de Power Pivot o Power BI, pero además es una herramienta invaluable para utilizar con Excel tradicional.

No piense en Power Query simplemente como una herramienta para la generación de informes de BI de autoservicio. He usado Power Query para auditar información automáticamente (a modo de ejemplo, archivos XLSX, extractos csv de otros sistemas, etc.) y producir informes de excepción de forma directa en Excel. Una vez que comprenda lo que puede hacer Power Query, comenzará a darse cuenta de todas las formas en que puede usarlo para hacer su vida más fácil.

¿Quién necesita Power Query y por qué?

Las personas que necesitan esta herramienta regularmente intentan solucionar los siguientes problemas.

  1. Reciben regularmente extractos de archivos de alguien (o de algún sistema) y necesitan manipular manualmente estos datos antes de poder usarlos.
  2. Quieren utilizar Power BI / Power Pivot, pero no pueden hacer que el departamento de TI dé forma a los datos que necesitan antes de cargarlos en Power BI / Power Pivot.
  3. Personas que llevan a cabo tareas repetitivas, como hacer coincidir facturas en un aviso de pago con un extracto bancario (o semejante): Power Query come este tipo de trabajo.
  4. Cualquiera que reciba datos en la forma incorrecta (ejemplo a continuación). Y sí, utilicé rápidamente Power Query para desvincular los datos en la tabla azul para que se pareciera a la tabla verde. ¡Es importante destacar obtener y utilizar Power Query solo para obtener esta función de desvío solo!
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Esperamos que esta descripción general haya ayudado a desmitificar cómo Power Pivot, Power Query y Power BI pueden ayudarlo en su trabajo.

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