Tablas dinámicas tradicionales con Power Query: se puede hacer

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Power Pivot y Power Query son las mejores cosas que le han sucedido a Excel desde la invención de Excel. Una vez que comience a usar estas herramientas, no hay vuelta atrás. Pero alguien me preguntó el otro día «¿Es posible utilizar Power Query con una tabla dinámica tradicional?» (es decir, no con Power Pivot). De hecho lo es, déjame mostrarte cómo.

Suponga que tiene algunos datos en una hoja de cálculo de origen (en realidad, podría ser cualquier otra fuente a la que pueda apuntar Power Query). Creé una hoja de trabajo de muestra que contiene 1 millón de filas de datos transaccionales inventados al azar que se ve así para demostrar el proceso.

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No hay fórmulas en este workbook, solo datos, como si se exportaran desde un sistema de ventas transaccional. Este workbook de muestra tiene un tamaño de casi 27 MB, como puede ver a continuación.

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Luego creé un nuevo workbook en blanco y conecté este nuevo workbook al workbook anterior usando Power Query. Cuando se le solicitó en Power Query, seleccioné Cerrar y cargar en y seleccionado «Solo crear conexión”. Hacerlo de esta manera crea la conexión con el workbook de origen, pero en realidad no trae ningún dato al nuevo workbook.

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Después de guardar este nuevo workbook, pude ver que el nuevo workbook es realmente muy pequeño, lo que confirma que no hay datos cargados.

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Lo siguiente que hice fue crear una nueva tabla dinámica que usa esta nueva Power Query como conexión. Simplemente inicie el «Insertar tabla dinámica”Proceso como lo haría normalmente para cualquier otra tabla dinámica normal (Insertar tabla dinámica). Pero cuando llegue al asistente de tabla dinámica, seleccione «Uso y fuente de datos externa « y luego seleccione «Elija Conexión» Como se muestra abajo.

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El asistente muestra el Power Query creado anteriormente. Seleccione esta consulta (1 a continuación) y luego haga clic en Abrir (2 a continuación).

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Finalmente, haga clic en Aceptar para agregar la tabla dinámica. Para estos datos de demostración, seguí adelante y configuré una tabla dinámica de la siguiente manera.

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Curiosamente, cuando guardé este workbook con la consulta cargada y la tabla dinámica agregada, el workbook aún era mucho más pequeño que el workbook original.

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La tecnología estándar de tabla dinámica comprime los datos (en la caché dinámica) y solo materializa los datos que necesita para completar la tabla dinámica. Esto mantiene pequeño el tamaño del archivo del nuevo libro. El resultado es que este nuevo workbook está comprimido casi 5 veces más que el workbook original.

La forma normal de crear una tabla dinámica

Por interés, luego copié los datos de origen en un nuevo workbook y agregué una tabla dinámica tradicional de la forma habitual en el mismo workbook que la copia de los datos de origen: Insertar tabla dinámica apuntando a los datos subyacentes. Curiosamente, esta vez el archivo es casi 9 MB más grande que el archivo de origen solo, aunque el workbook de Power Query que solo contenía la tabla dinámica tenía solo 5,3 MB.

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Y todavía funciona sin acceso a los datos de origen

Lo último que hice fue mover el archivo fuente original para estar seguro de que el workbook de Power Query no estaba leyendo los datos de este archivo cuando estaba interactuando con la tabla dinámica. Pude interactuar completamente con la tabla dinámica en el workbook de Power Query sin tener acceso a los datos de origen subyacentes – exactamente como funciona con Power Pivot. Lo único que no pude hacer es actualizar la fuente de datos (como era de esperar).

Edite el 10 de diciembre. Como Jos señala a continuación, esto se puede hacer sin Power Query. La ventaja de Power Query es que también obtiene todas las capacidades de modelado, limpieza y transformación de datos.

Entonces, si aún no ha logrado que sus habilidades de Power Pivot estén al nivel estándar, al menos puede comenzar a usar Power Query para reducir el tamaño de sus libros de trabajo de tabla dinámica. Pero en serio, Hágase un favor y comience con Power Pivot para que realmente pueda comenzar a aprovechar las súper habilidades de esa herramienta.

Si desea una lección completa sobre cómo usar Power Query, consulte mi curso de capacitación aquí https://exceleratorbi.com.au/product/power-query-excel-power-bi-online-training/

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