Utilice Microsoft Flow para notificar nuevos archivos en una carpeta

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram
Share on whatsapp

Contenidos

La semana pasada asistí a Summit Australia en Melbourne. Summit Australia es una conferencia que se centra en los mismos productos que la Cumbre de aplicaciones empresariales de Microsoft más grande (celebrada este año en Atlanta). La mayoría de los delegados que visitaron la Cumbre este año estaban interesados ​​en Microsoft Dynamics, pero también hubo un grupo central que se centró en Power Platform (Power BI, Power Apps y Flow). Asistí a muchas sesiones y yo mismo presenté un par. Aproveché la oportunidad para participar en varias sesiones de Microsoft Flow, en particular sesiones de Farid Jalal y John Liu. Siempre me ha interesado el potencial de Flow. Como muchos de los productos nuevos, hay un límite de tiempo en el día para aprender algo nuevo y una conferencia como esta es un gran lugar para aprender. Inspirado por lo que aprendí, decidí implementar mi primer Flow enfocado en el negocio para mi empresa. Mi blog de hoy también te mostrará cómo hacerlo y lo fácil que es. Nota: Como se menciona a continuación en los comentarios, es posible hacer esto usando las características estándar de SharePoint, pero este artículo trata sobre cómo comenzar el viaje para aprender Flow.

Monitorear una carpeta para archivos nuevos, luego enviar un correo electrónico

Tengo un proceso en mi negocio en el que Ramana produce facturas para la empresa cada mes y luego las coloca en una carpeta para que las revise. Cuando he revisado las facturas, las muevo a una carpeta «Aprobado para enviar». Los procesos de creación, revisión y aprobación son todos manuales (está bien para una pequeña empresa). Pero hay 2 procesos manuales que se pueden automatizar con Flow, y esa es la notificación de que hay un archivo en la carpeta listo para la acción.

Pasos para supervisar la carpeta

La carpeta en uso en este caso es una carpeta compartida de OneDrive replicada en mi PC. Este tipo de carpeta es técnicamente una biblioteca de documentos sin conexión de SharePoint (¡no me hagas empezar con eso!). Es lo que es, así que tuve que configurar el activador de flujo en una carpeta de SharePoint.

Iniciar sesión en http://flow.microsoft.com luego seleccione Crear un nuevo flujo (1 a continuación).

082919_2331_usemicrosof1-4137972

Puede iniciar un flujo desde un espacio en blanco o existe una opción para iniciar un flujo desde una plantilla. Vea abajo.

082919_2331_usemicrosof2-1277107

Cuando esté comenzando, le recomiendo que intente encontrar una plantilla que se acerque a sus necesidades. Hay muchas partes móviles y estas plantillas pueden ayudarlo a hacerlo bien, además puede aprender de la forma en que están configuradas.

Busqué «correo electrónico del archivo sharepoint«Para encontrar una plantilla adecuada (ver más abajo)

082919_2331_usemicrosof3-4493979

La primera plantilla que surgió parece una buena candidata «Envíe un correo electrónico personalizado cuando se agregue un nuevo archivo“.

Cuando hice clic, bingo.

082919_2331_usemicrosof4-7073856

Hubo bastantes configuraciones que pude ver, pero simplemente hice clic en continuar.

082919_2331_usemicrosof5-5443927

Ahora, observe en la imagen de abajo todas las preconfiguraciones que ya se han realizado. En el cuadro superior de SharePoint, tengo que configurar yo mismo los nombres de las carpetas. En la sección de Office «Obtener mi perfil», todo parecía funcionar. Y en la casilla de correo electrónico en la parte inferior, había una gran cantidad de preconfiguraciones listas para usar, ¡fácil!

082919_2331_usemicrosof6-3760462

Para configurar la carpeta de SharePoint, todo lo que tenía que hacer era navegar por las opciones del menú en los cuadros desplegables que se muestran a continuación.

082919_2331_usemicrosof7-7192666

Hice clic en guardar y ejecuté una prueba. Para probarlo, todo lo que hice fue agregar un archivo de texto a la carpeta y luego esperé unos segundos. Este correo electrónico llegó a mi bandeja de entrada.

082919_2331_usemicrosof8-8028324

Tenga en cuenta el hipervínculo anterior. Este es el código de enlace que se muestra a continuación.

https://exceleratorbi.sharepoint.com/Shared Documents/Finances/Invoices/
                 1. Invoices Ready to Review/New Text Document.txt

Este vínculo apunta a mi carpeta de SharePoint en línea. Ojalá Microsoft me permitiera interactuar con archivos localmente, al igual que DropBox. Luego quise cambiar el enlace para que apunte a mi versión local replicada de la carpeta. Intenté hacer esto, pero no estaba realmente seguro de cómo hacerlo. Le pedí ayuda a John Liu y él me guió a través de las opciones. En realidad, resultó que todo lo que realmente necesitaba para este flujo era un enlace estático a la carpeta. Volví al flujo y miré el último paso «Enviar un correo electrónico».

082919_2331_usemicrosof9-1614473

Observe en la imagen de arriba que hay ciertos elementos dinámicos que se agregan automáticamente al correo electrónico, incluido el nombre del archivo, un enlace al elemento, etc. Decidí editar el correo electrónico como se muestra a continuación. Cuando hice clic en el cuerpo del correo electrónico (1 a continuación), apareció una lista de funciones insertables a la derecha (2 a continuación).

flow-dynamic-3498948

Encontré la ruta de la carpeta en la lista (3 arriba). Simplemente agregué esto al correo electrónico, lo guardé e hice otra prueba.

Esto es lo que conseguí.

082919_2331_usemicrosof11-9420450

En realidad, esta es la ruta a la carpeta de SharePoint. Dado que solo estoy monitoreando una sola carpeta aquí, decidí codificar el enlace a la carpeta en mi PC. Quiero abrir la carpeta cuando se agrega un archivo en este caso, no el archivo. Así que agregué una ruta codificada a mi carpeta como se muestra a continuación.

082919_2331_usemicrosof12-6208153

Y eso es. Ahora, cada vez que se agrega un nuevo archivo a esta carpeta, recibo un correo electrónico automatizado con un enlace local a la carpeta, dulce.

!function(f,b,e,v,n,t,s)
{if(f.fbq)return;n=f.fbq=function(){n.callMethod?
n.callMethod.apply(n,arguments):n.queue.push(arguments)};
if(!f._fbq)f._fbq=n;n.push=n;n.loaded=!0;n.version=’2.0′;
n.queue=[];t=b.createElement(e);t.async=!0;
t.src=v;s=b.getElementsByTagName(e)[0];
s.parentNode.insertBefore(t,s)}(window,document,’script’,
‘https://connect.facebook.net/en_US/fbevents.js’);
fbq(‘init’, ‘639916389503636’);
fbq(‘track’, ‘PageView’);

Suscribite a nuestro Newsletter

No te enviaremos correo SPAM. Lo odiamos tanto como tú.