En un momento como este donde el teletrabajo toma un fator crucial para la productividad de nuestra empresa, saber cómo podemos utilizar esta herramienta de manera correta puede suponer la diferencia entre una buena experiencia de teletrabajo, o que nuestros trabajadores estén aislados durante sus horas laborales.
Para evitar esta situação recomendamos prestar especial atenção a lo siguiente 11 funcionalidades y ventajas que tiene Microsoft Teams para facilitar nuestro trabajo de forma remota.
Nuestras conversaciones escritas se pueden realizar de dos formas, la primera son chats privados donde podemos iniciar una conversación con uno o más usuarios elegidos por nosotros. Su funcionamiento es similar al de otras herramientas de mensajería como Messenger o WhatsApp, permitindo opções avançadas de produtividade, como edição de texto enriquecido, partilha de ficheiros, videochamadas, personalização através de separadores, tradução da língua das mensagens, escolha de importância, etc.
A segunda opção são os separadores de publicações da equipa, estes, que têm um alcance prolongado quando se trata de conversas sobre um projeto ou área de trabalho, organizam-se na forma de publicações e comentários a essa publicação, algo semelhante ao que podemos ver em redes sociais como Facebook, Twitter ou Yammer. Estes também acrescentam a capacidade de gerar reuniões instantâneas a que toda a equipa pode aceder por padrão e, claro, todos os ficheiros que são anexados às publicações serão armazenados no SharePoint Online em vez de numa área privada como o OneDrive.
O motor de pesquisa superior não serve apenas para encontrar contactos, equipas ou ficheiros, mas também nos permite utilizar uma série de comandos usando o carácter “/” para facilitar o nosso trabalho, como encontrar rapidamente os ficheiros mais recentemente utilizados ou marcar o nosso estado de disponibilidade. .
No Teams, a videoconferência desempenha um papel central e, por esta razão, conta com uma grande quantidade de funcionalidades avançadas que vão desde partilhar o ecrã até à capacidade de assumir o controlo do mesmo, desfoque de fundo para evitar distrações, gravação de vídeo armazenada no Microsoft Stream para posterior visualização. e descarregamento e transcrição para texto, chat integrado com o local a partir do qual a reunião foi iniciada, etc.
Tudo isto somado à sua capacidade de que, através de um link, qualquer pessoa, tanto externa como interna à organização, sem necessidade de Office 365 possa participar nessas reuniões, tornando-a numa excelente solução para realizar todo o tipo de reuniões organizativas ou de tomada de decisões. Tomada de decisões.
Cada vez que armazena um ficheiro através do Teams, na realidade, este é guardado no OneDrive ou SharePoint, esto significa que se comparten inmediatamente con colegas que pueden acceder y editarlo al mismo tiempo que usted. Esto es lo que se conoce como edición múltiple y está asegurado gracias a un sistema de versionado que nos permitirá recuperar datos de versiones anteriores si se produce algún malentendido.
Cada vez es más común estar involucrado en diversos departamentos y proyectos, pero esto no significa que debamos tener siempre todo su contenido presente en nuestra área de trabajo, por esta razón tanto los equipos como sus canales se pueden ocultar y reordenar. para adaptar nuestro espacio de trabajo de la forma que nos resulte más eficaz.
Tanto en chats privados como en equipos tenemos pestañas que nos permiten agregar aplicaciones específicas para aquellos usuarios que puedan necesitar usarlas, haciendo de Teams un hub de aplicaciones de tal manera que se reduce la necesidad de abrir múltiples pestañas o aplicaciones del navegador. mesa.
Esto pone a disposición pestañas con aplicaciones como Planner o Trello para la organización de tareas, Power Point, OneNote o Wiki para la documentación de procesos y manuales, e incluso todo tipo de aplicaciones online a través del componente web.
Cuando agregamos usuarios a un equipo, todos podrán acceder a todos los archivos, Conversas, conectores e información. Pero esto no quiere decir que podamos definir áreas privadas dentro de un equipo, para ello contamos con canales privados donde podemos definir cuál de los miembros del grupo puede acceder a la información almacenada en él.
Ante cualquier toma de decisión que surja de una conversación, tenemos la posibilidad de asociar un formulario para que los miembros de la conversación puedan dar su opinión de la forma más organizada posible utilizando Microsoft Forms.
La pestaña de archivos nos permite una gestión básica de archivos, pero esto puede no ser suficiente para bibliotecas con grandes cantidades de archivos. Para isso, podemos sempre copiar a URL de uma biblioteca personalizada e utilizar o separador web para trazer todas as funcionalidades de filtragem e visualização.
Graças a um complemento, é possível criar eventos em direto para atingir um grande número de pessoas, com a possibilidade de gerir múltiplos oradores, secção de perguntas e respostas com moderadores, tradução instantânea de texto e todos os elementos necessários para realizar um evento em direto .
Uma das desvantagens que os utilizadores finais podem adiar ao trabalhar à distância é a necessidade de instalar outro programa no seu computador pessoal. Neste caso, O Teams é totalmente funcional via web, tanto na sua versão gratuita como na versão de assinatura do Office 365, permitindo assim manter uma equipa “Casa” sem precisar de instalar aplicações próprias do ambiente de trabalho.
Estas são apenas algumas das muitas possibilidades que o Microsoft Teams nos oferece para melhorar o nosso dia a dia, quer seja no escritório, em casa, no nosso telemóvel ou onde for mais conveniente. Se quiser conhecer em profundidade estas e muitas outras vantagens de usar o Teams, junte-se ao nosso próximo webinar nobre Introdução ao teletrabalho com o Microsoft Teams, que será emitido em 20 Março em 11:00 (10:00 nas ilhas canarias). Registe-se no seguinte link:
