Para cualquier compañía, la organización y la perseverancia son dos aspectos de gran relevancia, pero nada de esto se puede lograr si no existe un orden establecido dentro de la compañía. Por ello, para lograr este orden debemos realizar la administración por procesos. Es una función que realiza la gran mayoría de compañías y que resulta muy eficaz, puesto que nos ayudará a establecer el rol que debe hacerse cargo cada empleado. Con eso, podemos Satisfacer más satisfactoriamente tanto las necesidades de los clientes como las de nuestros propios trabajadores., al mismo tiempo de conocer sus expectativas.
Como vemos, la administración de procesos es fundamental dentro de una compañía y se considera una de las funciones más importantes que podemos hacer. Hay varios métodos A través del cual podemos lograr el orden, como determinar un organigrama que nos permita aportar al negocio lo que necesita.
La relevancia de la administración de procesos radica en los múltiples beneficios que nos brinda. En primer lugar, una de las ventajas más importantes es que nos posibilita globalizar todos los sectores que forman parte de la compañía. Esto conduce a la creación de un único departamento sin tener que trabajar de forma independiente en sus diferentes divisiones. De esta forma vamos a hacer mucho más fluido el trabajo hecho, mejorando la comunicación entre trabajadores.
Todas las compañías que hacen uso de la administración de procesos han logrado una mayor productividad Y sus ganancias han aumentado gracias a un mayor rendimiento. Cabe señalar además que con la administración de procesos se optimizan los recursos utilizados y, especialmente, el tiempo que se ha dedicado a la realización de las diferentes fases. Como límite final, facilita mucho el seguimiento de los clientes.
¿Cuáles son las claves de la administración de procesos?
Para que la administración de procesos funcione correctamente, hay que prestar atención algunas claves fundamentales que harán que dicha operación sea excelente. Para comenzar, tenemos que hablar de la dirección de la compañía, que debe tener un compromiso absoluto, puesto que debes de saber que la administración de procesos es imprescindible. Esta forma de pensar además debe difundirse entre los trabajadores.
La capacitación adecuada tanto para la administración de procesos como para las herramientas que se utilizarán debe ser primordial. Desde luego, para administrar bien los procesos, deben analizarse de forma independiente, uno a uno para posteriormente lograr esa unificación que ya hemos mencionado. Al mismo tiempo, entre todos estos procesos, habrá que realizar una clasificación, dando prioridad a algunos de ellos que consideramos más importantes. En resumen, debes crear una vinculación entre procesos. En él, habrá un mapa donde se podrá visualizar fácilmente todo lo que se utiliza en estos procesos para que la administración sea perfecta y se mantenga el nivel de calidad.
Ítems y partes de la administración de procesos
Dentro de la administración de procesos podemos diferenciar varias partes para su elaboración. Cada uno de ellos tiene sus propios ítems característicos:
- Nivel 0: Organización (procedimiento macro)
Es el punto de partida de la administración de procesos. Podemos decir que todo lo que hay que hacer está organizado en él en una parte global conocida como macroproceso. Aquí se definen las estrategias a realizar, los procesos relacionados y las actividades a realizar.
- Nivel 1: Procesos
En este nivel se encuentran los recursos y actividades que se van a realizar y que se relacionan entre sí para lograr el objetivo. Podemos distinguir entre tres tipos de procesos: estratégicos, claves y soportes. Los primeros estudian las necesidades, los segundos se encargan de agregar valor para satisfacer los objetivos y los segundos son proveedores de recursos para la compañía.
- Nivel 2: Hilos
Estas son actividades que se llevará a cabo secuencialmente para lograr el objetivo de todo el procedimiento.
Con respecto a las fases de la administración por procesos, podemos comentar que en primer lugar es necesario analizar la situación de la que parte. Después es necesario analizar la cadena de valor y posteriormente rediseñar los procesos. En resumen, se deberá realizar un seguimiento por medio de medidas corporativas específicas. Una vez tengamos el diseño de las medidas, será fundamental aplicarlas, analizar los resultados que se han obtenido y por último tomar las decisiones oportunas para intentar mejorar al máximo dichos resultados.
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