Errores al aplicar la gestión por procesos y la mejora continua

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Un procedimiento de mejora continua dentro de una compañía siempre se centrará en hacer uso de la administración de procesos para ser capaz de cubrir constantemente las necesidades que se presenten y poder dar una rápida respuesta ante posibles eventuales problemas que puedan surgir. Así, las operaciones que se realicen dentro de una compañía serán mucho más eficientes y especialmente productivas. A pesar de esto, en repetidas oportunidades esta técnica de administración de procesos y mejora continua no se concreta debido a que tendemos a cometer errores. Por más que estemos decididos a mejorar nuestra compañía, hay momentos en los que no logramos nuestro objetivo y es esencial reducir este tipo de situaciones. ¿Cuáles son los errores más comunes?

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Tengo demasiadas expectativas

Siempre que nos ponemos vamos a ello e intentamos llevar adelante un procedimiento de mejora continua, solemos tener un gran número de expectativas que en ocasiones resultan excesivas. Dicho de otra forma, tendemos a especular sobre los resultados que podemos obtener poco realista. A modo de ejemplo, muchas entidades creen que estos resultados positivos llegarán muy rápido, pero en realidad ocurre lo contrario. Es un procedimiento a medio / largo plazo, por lo que no lograremos nada en poco tiempo. Lo usual es que los resultados sean acumulativos y se vayan produciendo gradualmente hasta lograr el objetivo planteado.

No aproveches la nube

Una gran cantidad de compañías aún no se han conectado con los beneficios que brinda el entorno de trabajo en la nube y lo ven como algo lejano. Intenta realizar ciertos procesos sin el soporte de la nube implica invertir un volumen excesivo de recursos que no tiene sentido en una época en la que todo está conectado. Paralelamente, además es un error usual confiar en la nube y hacerlo de forma tan acelerada y no planificada que dará lugar a fallos y no aprovechar el entorno de la nube de la forma más satisfactoria.

No comprender los procesos automatizados

La tendencia es creer que los procesos automatizados son aquellos que intentan sustituir las tareas hechas por una persona por otras totalmente automatizadas. Aún cuando esta idea no es del todo errónea, hay que prestar atención que la automatización de procesos va mucho más allá y se centra en múltiples características. Este es el caso de la integración del propio sistema o la recopilación de indicadores que nos brindan información de desempeño en tiempo real. Para que una compañía mejore de forma continua, al mismo tiempo de crear un modelo y analizar el procedimiento, es esencial enfatizar su mejora y rediseño para que podamos obtener información sobre si todos estos procesos se han optimizado adecuadamente.

Basado en objetivos específicos

Un procedimiento de mejora es mucho más efectivo si se lleva a cabo para solucionar diferentes problemas. Dicho de otra forma, una compañía debe comprender que la cadena de producción es un todo. En el caso de que queramos hacer uso de este procedimiento de mejora en un evento aislado, lo usual es que no obtengamos los mejores resultados. Esto se debe a que la mejora continua abarca una serie de pasos, procedimientos, procesos y optimizaciones, siempre teniendo en cuenta la productividad y eficiencia de la organización.

No dar suficiente apoyo a la implantación.

La administración por procesos y la mejora continua deben verse como un aspecto prioritario en el negocio que reciba el máximo apoyo y todos los recursos que necesita. No puedes esperar, como dijimos antes, que el procedimiento se complete en poco tiempo y, al mismo tiempo, hacerlo sin hacer una inversión acorde con los resultados que esperas obtener.

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