Microsoft 365 y las 21 habilidades digitales

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Microsoft anunció hace unos días el versión gratuita de Teams. Es un movimiento estratégico por varios motivos. Uno de ellos es que se supone que esta herramienta dejará de usar Skype en un futuro próximo. Por otra parte, Microsoft está dando pasos de gigante en lo que podría ser la revolución del llamadas grupales con hologramas 3D incluidos. En resumen, Teams pretende consolidarse como una aplicación clave en los procesos de transformación que están llevando a cabo las grandes corporaciones, pymes y AAAPP en el nuevo paradigma laboral digital 4.0.

Los departamentos de RR.HH. de las compañías no disponen más remedio que acelerar los programas de adopción de la 21 competencias digitales del marco de la UE entre sus trabajadores. Caso contrario, sus compañías podrían quedarse atrás en la carrera por hacerse cargo nuevos roles en la era digital. Y desde luego, cuando el área 2 de estas competencias se incluye en la categoría de «Comunicación y colaboración» Muchos gerentes El personal de RR.HH. dirige su mirada hacia Oficina 365 como facilitador del cambio.

El trabajadores «pioneros» Siempre han buscado en su vida las tecnologías que mejoren sus procesos de trabajo. Son este tipo de trabajadores los que descubrieron la Whatsapp en sus inicios para comunicarse por chat móvil, quienes crearon cuentas de Dropbox para compartir archivos, los que fueron creados tablero de Trello para organizar convenientemente sus tareas o aquellas con las que comenzó Flojo como herramienta para el trabajo en equipo. Ante la irrupción de todas estas tecnologías «Comunicación y Colaboración» Microsoft se despertó tarde. A pesar de esto, no solo ya se ha estirado sino que decidió lanzarse a la mesa para competir contra todas estas herramientas aisladas con la suite Office 365.

Dada la ignorancia de muchas personas del funcionalidades de las diferentes aplicaciones de Office 365, Detallo algunos de ellos como facilitadores de la adopción de estas habilidades digitales entre los trabajadores de su compañía.

  • Equipos de Microsoft = Holgura. Competencia digital: «colaborando por medio de tecnologías digitales»

Aplicación web, móvil o de escritorio para crear equipos de trabajo y comunicarse con ellos por medio de chat / conversaciones. El objetivo de Teams es hallar conversaciones más fluidas y ágiles entre trabajadores de diferentes equipos. Tiene muchas más funcionalidades para hacer la vida más sencilla a los miembros del equipo, las describo aquí, será mejor que las descubras tú mismo … es gratuito;)

  • Planificador de Microsoft = Trello. Competencia digital: «uso creativo de tecnologías digitales»

Organiza todas las tareas de tu equipo y dales fechas de vencimiento. Veo cada vez más cómo diferentes industrias intentan adoptar el enfoque «Scrum» utilizado por los desarrolladores de software. Esta metodología es muy eficiente al momento de organizar tareas, priorizarlas, tiempos y mantener al equipo enfocado. Sin que Planner sea una herramienta «Scrum», podría hacerse cargo este rol para diferentes perfiles de equipo en una compañía: administrativos, mantenedores, consultores, etc.

  • Sharepoint = Business Dropbox. Competencia digital: «administración de datos, información y contenido digital»

Esta competencia indica: «organizar, almacenar, procesar, extraer información en un entorno estructurado». Sharepoint es intranet + administrador de documentos. Muchos gerentes Me preguntan sobre el uso de OneDrive o Sharepoint (herramientas de almacenamiento y uso compartido de documentos de Microsoft). Respondo que Sharepoint es como la biblioteca municipal: los libros (documentos) se organizan y se accede a ellos según decida el bibliotecario. OneDrive es para uso personal dentro de la compañía y depende del empleado cómo organizar los documentos a través de carpetas.

Al mismo tiempo, Sharepoint es más que un administrador de documentos. A modo de ejemplo, su herramienta de creación de listas debería poner fin al uso indiscriminado de Excel compartido para diferentes propósitos: inventario de equipos, administración de incidentes, pagos de kilometraje, etc.

  • PowerApps. Competencia digital: «identificación de necesidades y respuestas tecnológicas»

Esta competencia se incluye en el área 5 de «Resolución del problema». PowerApps le posibilita crear aplicaciones comerciales personalizadas para solucionar problemas muy específicos. Las aplicaciones comerciales que han estado en el mercado durante años han crecido tanto y están tratando de acumular tanta funcionalidad que los trabajadores disponen miedo de enfrentarlas frecuentemente. Por otra parte, no nacieron en la era de las UX (interfaces intuitivas) y su experiencia de usuario es abominable en varios casos. PowerApps nació para solucionar necesidades por medio de aplicaciones esenciales de manera intuitiva.

En nuestra compañía, los técnicos tuvieron dificultades para presentar Dynamics 365 – Administración de proyectos las horas invertidas en las tareas de cada proyecto. Regularmente, la herramienta cubre muchas funcionalidades para la administración global de un proyecto, muchas de ellas innecesarias para nosotros. Nuestros técnicos solo necesitaban una aplicación intuitiva que les permitiera seleccionar el proyecto en el que estaban involucrados, indicar las horas invertidas cada día y agregar la descripción de la tarea.

Decidimos crear un PowerApps integrado con Dynamics 365, lo incrustamos como una pestaña en Teams y además se puede descargar en tu Android o iPhone. Al mismo tiempo, creamos una notificación empujar para notificarte en tu móvil al final del día para ingresar las horas. ¡Woala! … adiós a las excusas de que el procedimiento es un fastidio.

Al mismo tiempo de estas herramientas de Office 365, la suite se completa con tantas otras que además facilitan las habilidades digitales indicadas.

  • Flujo: automatizar procesos. Es una herramienta del tipo IFTTT (If This Then That). Ejemplo: si recibo un email con un archivo adjunto, lo guardo automáticamente en una carpeta específica de Sharepoint. Este es un ejemplo muy simple de Flow, donde se pueden automatizar procesos verdaderamente complejos entre diferentes aplicaciones comerciales (de Microsoft o externas a Microsoft).
  • Ahondar: búsqueda intuitiva de documentos.

Con todo lo descrito previamente, Office 365 es una tecnología ideal para construir sobre ella la tan esperada cultura digital dentro de las compañías.

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