¡ojo! antes de migrar documentos a Sharepoint Online

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En la atípica situación en la que nos encontramos, muchas compañías adoptarán la Suite Office 365 como solución de teletrabajo para sus trabajadores. Un error común entre las compañías que lo usan desde hace tiempo es la infrautilización de todos sus servicios. En la mayoría de los casos lo que me encuentro es solo utilizar Outlook (Exchange Online), Word, Excel, OneNote, PowerPoint y OneDrive, dicho de otra forma, las herramientas más o menos reconocidas o, como en el caso de OneDrive, sustituir en determinadas ocasiones desde DropBox .

¿Y qué hay de SharePoint Online, Teams, Power Automate, Power Apps …? Los dejan inactivos debido a que son herramientas que conciben una nueva forma de trabajar, y en consecuencia, la necesidad en la compañía de un procedimiento de capacitación para todos los trabajadores para formarlos en el nueva cultura colaborativa del mundo digital.

Si el despliegue de estas nuevas herramientas lo asume solo el departamento de TI, se tornará en un marrón que seguro se pospondrá con el tiempo. Esto es lo que suele suceder bajo la premisa de «a ver si me escapo y nadie de la compañía me lo pide». Para que esto no suceda, debe ser el departamento de recursos humanos que impulsa al resto de la compañía. ¿Cómo? Muchas compañías han optado por crear equipos de transformación digital con trabajadores de diferentes áreas para analizar, ejecutar y evangelizar el cambio.

Si su compañía ya ha creado dicho equipo y entre las tareas prioritarias tuvo la implementación de Sharepoint Online y Teams, Detallo algunos consideraciones considerar hacer que el vuelo de los usuarios a la nube de documentos colaborativos sea lo más agradable factible.

¿Estoy pensando en un escenario híbrido en el que mi unidad de red de almacenamiento local se sincroniza con SharePoint Online?

Las dudas siempre surgen si mantener o no el servidor de archivos local y sincronizarlo con SharePoint Online. O por el contrario, elimine el servidor local y haga que el explorador de archivos de los equipos se sincronice de forma directa con SharePoint Online.

Una de las objeciones que he encontrado al escenario absolutamente en línea es que, si mapeó la nueva unidad de red de almacenamiento de SharePoint Online en el Explorador de archivos de la PC (una réplica de la unidad de red de almacenamiento local anterior pero llevada tal cual a la nube), las PC debían tener suficiente capacidad de almacenamiento que el servidor local. Inasequible en varios casos.

A pesar de esto, esto ya no es el caso. Con el mejoras ingresado desde construir 17.3.7064.1005 o superior Sincronizador de archivos de OneDrive que está instalado en cada PC (Necesita W10 Fall Creators Update versión 16299.15 o superior) Los archivos sincronizados siempre se almacenarán en SharePoint Online, no en la PC, inclusive si se ven en el Explorador de archivos. Solo se guardará una réplica del archivo en su PC cuando lo descargue (abra) para trabajar con él. Esta la funcionalidad se llama «archivo a pedido» que le posibilita trabajar con esos archivos descargados en una desconectado.

«Mi recomendación es migrar a un escenario absolutamente en línea»

¿Incorporas Teams en la compañía? ¿Utilizo bibliotecas de documentos que se crean con un equipo de Teams?

Cuando se registra un nuevo equipo en Teams (a modo de ejemplo, Equipo de ventas) se crea automáticamente un sitio de SharePoint Online. Asociado con el nuevo sitio, un biblioteca de documentos. Esta biblioteca está representada por una pestaña de Equipos llamada «Archivos» que no se puede borrar. La ruta URL dentro del SharePoint Online de dicha biblioteca sería la próxima para este Equipo Comercial.

https://tuempresa.sharepoint.com/sites/EquipoComercial/Documentos%20compartidos

Durante la incorporación de Teams a la compañía, surgen las dudas típicas sobre si usar o no estas bibliotecas de documentos. Dependerá exclusivamente de la jerarquía de documentos de carpetas definidas en la compañía. ¿Tiene carpetas de documentos asociadas con los equipos? ¿Tiene carpetas de documentos asociadas con los clientes? ¿Tiene carpetas por departamento y no por equipos? ¿Tienes carpetas desde hace años? Surgen muchas preguntas para analizar …

«Microsoft Teams es mucho más que la capacidad de chatear en equipo»

Lo que Teams posibilita si no desea hacer uso de dicha biblioteca de documentos es agregar cualquier otra ruta a almacenamiento de su Sharepoint Online. En resumen, los miembros del equipo tendrán en esa pestaña «Archivos» cualquier contenedor de documentos que sea preciso, haciendo más intuitiva la búsqueda de carpetas / documentos.

Si pretendes conocer en profundidad estas y muchas otras ventajas de utilizar Teams únete a nuestro próximo seminario web noble «Introducción al trabajo a distancia con Microsoft Teams», que se emitirá el 20 de marzo a las 11:00 (10:00 en Canarias). Regístrese en el siguiente link:

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Foto de portada de Frank McKenna en Unsplash

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