En la actualidad, muchas compañías necesitan un ERP, pero … ¿sabes exactamente qué es un sistema ERP y cómo puede beneficiar a una compañía? Siga leyendo para conocer de primera mano la relevancia de estos sistemas.
¿Qué es un sistema ERP?
Una definición de software ERP es la próxima:
Un sistema ERP (Planificación de recursos empresariales o planificación de recursos empresariales) es un software de administración empresarial compuesto por diferentes módulos que gestionan cada área de un negocio y automatizan sus procesos internos. Posteriormente, los datos generados se comparten con todos los departamentos, dando como consecuencia un sistema unificado.
Uno de los objetivos de estos sistemas es la integración de los procesos de back office de la compañía y la facilitación del flujo de información, para que las decisiones de negocio se basen en datos.
De esta forma, los sistemas de administración ERP registran y organizan los datos, al mismo tiempo de conectar las actividades de los departamentos de una compañía. Al mismo tiempo, estandarizan y automatizan los procesos comerciales y mejoran la eficiencia de las operaciones.
Al mismo tiempo de ahorrar tiempo y dinero, los sistemas de planificación de recursos empresariales garantizan que los trabajadores trabajen con los mismos datos y puedan ver los KPI (Indicador clave de rendimiento o indicadores clave de desempeño).
3 características de los sistemas ERP
Ahora que entiendes qué es un sistema ERP, debes conocer que, aún cuando en casi todos los ERP tanto la escala, el alcance o la funcionalidad varían mucho, la mayoría ofrecen las siguientes características.
1. Integración en toda la compañía
Los procesos comerciales están integrados entre departamentos. Esto significa que si hay un nuevo pedido, se inicia automáticamente una verificación de crédito, la disponibilidad del producto, al mismo tiempo de actualizar el programa de distribución y enviar la factura al final.
2. Operaciones en tiempo real
Dado que los procesos ocurren automáticamente, los problemas además lo hacen. Esto le da al vendedor un tiempo precioso para corregir la situación.
3. Una base de datos común
Dado que los datos se registran solo una vez, todos los departamentos pueden ingresar a ellos en cualquier momento.
Tipos de ERP
Los ERP de forma general se clasifican en diferentes niveles según el tamaño y la complejidad de las compañías a las que sirven. Los niveles habituales generalmente son:
1. ERP nivel I (nivel I)
Estos sistemas de planificación de recursos empresariales dan soporte a grandes compañías globales y gestionan asuntos a nivel internacional.
2. ERP nivel II (nivel II)
Para este caso, un sistema ERP empresarial es compatible con compañías que operan en varios países, pero no a escala global.
3. ERP nivel III (nivel III)
Son los sistemas de planificación de recursos empresariales que dan soporte a las compañías medianas, que a menudo administran diferentes idiomas y monedas para sus negocios.
4. ERP nivel IV (nivel IV)
Estos ERP están dirigidos a pymes y están diseñados para contabilidad, por lo que no suelen considerarse ERP completos.
3 ventajas de los sistemas ERP
Al momento de buscar qué es un sistema ERP seguro además deseas conocer algunas de sus ventajas, ¿verdad? Un sistema de administración empresarial ERP puede mejorar el rendimiento empresarial de varias formas.
1. Eficiencia interna
Estos sistemas posibilitan a las compañías aprovechar al máximo el tiempo necesario para realizar los procesos de negocio.
2. Mejorar la toma de decisiones
Un ERP promueve la colaboración al compartir los datos obtenidos en la organización, lo que posibilita a los departamentos dedicar su tiempo a analizarlos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones.
3. Mayor agilidad
Tanto la estandarización como la simplificación dan como consecuencia estructuras menos rígidas, por lo que la compañía puede adaptarse rápidamente a las situaciones.
Por qué integrar un ERP en la compañía
Los sistemas ERP mejoran la eficiencia y la eficacia empresarial, dado que:
Integran información financiera
Si no se usara ERP, los diferentes departamentos de la compañía usarían diferentes herramientas de software independientes, con diferentes cifras de ingresos y gastos.
Integran los pedidos
Los sistemas ERP coordinan pedidos, fabricación, inventarios, contabilidad, distribución, etc. Evidentemente, con un ERP hay menos tendencia a errores que si hubiera varios sistemas independientes que organicen cada parte del procedimiento.
Proporcionar conocimientos a partir de la información del cliente.
Muchos de los ERP cuentan con herramientas CRM diseñadas para monitorear las interacciones con los clientes que, cuando se combinan con información sobre pedidos, entregas, devoluciones o solicitudes de servicio, entre otros, brindan información sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes. .
Estandarizar y acelerar la fabricación
Gracias a los sistemas ERP, los procesos de fabricación y soporte se pueden estandarizar y automatizar. Esto ahorra tiempo, aumenta la productividad y reduce la cantidad de trabajadores necesarios.
Estandarizan la información de recursos humanos.
Los ERP posibilitan a los trabajadores administrar su información personal. Al mismo tiempo, facilitan la generación de informes, el seguimiento de gastos, solicitudes de vacaciones y permisos, capacitación …
A través de el registro de información en un repositorio de recursos humanos, identificar los perfiles que mejor se adaptan a las competencias requeridas es muy fácil.
Estandarizar el aprovisionamiento
Las herramientas de compra de ERP posibilitan identificar los productos y servicios más utilizados en la compañía y negociar de forma directa con los proveedores.
Facilitan la presentación de documentación a la administración
Dado que los sistemas ERP suelen estar integrados con departamentos contables, genera los documentos necesarios para cumplir con las obligaciones tributarias correspondientes.
