11 les avantages de Microsoft Teams pour gagner en productivité grâce au télétravail

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A une époque comme celle-ci où le télétravail prend un facteur crucial pour la productivité de notre entreprise, savoir comment utiliser correctement cet outil peut faire la différence entre une bonne expérience de télétravail, ou que nos travailleurs sont isolés pendant leurs heures de travail.

Pour éviter cette situation, nous vous recommandons de prêter une attention particulière aux points suivants 11 fonctionnalités et avantages de Microsoft Teams pour faciliter notre travail à distance.

Nos conversations écrites peuvent se faire de deux manières, les premiers sont des chats privés où nous pouvons démarrer une conversation avec un ou plusieurs utilisateurs choisis par nous. Son fonctionnement est similaire à celui d'autres outils de messagerie tels que Messenger ou WhatsApp, activation d'options de productivité avancées telles que l'édition de texte enrichi, Partager des fichiers, appels vidéo, personnalisation via des onglets, traduction de la langue des messages, choix d'importance, etc.

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La deuxième option est les onglets des publications de l'équipe, ceux qui ont une longue portée lorsqu'il s'agit de conversations sur un projet ou un espace de travail sont organisés sous forme de publications et de commentaires sur ladite publication, quelque chose de similaire à ce que l'on peut voir sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou Yammer. Ceux-ci ajoutent également la possibilité de générer des réunions instantanées auxquelles toute l'équipe peut accéder par défaut et, bien sûr, tous les fichiers joints aux publications seront stockés dans SharePoint Online plutôt que dans une zone privée comme OneDrive.

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Le moteur de recherche supérieur sert non seulement à trouver des contacts, ordinateurs ou fichiers, il nous permet également d'utiliser une série de commandes utilisant le caractère “/” pour faciliter notre travail, comment retrouver rapidement les derniers fichiers utilisés ou marquer notre statut de disponibilité. .

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Et des équipes, la visioconférence joue un rôle central et pour cette raison ils disposent d'un grand nombre de fonctionnalités avancées allant du partage d'écran à la possibilité d'en prendre le contrôle, flou d'arrière-plan pour éviter les distractions, enregistrement vidéo stocké dans Microsoft Stream pour une visualisation ultérieure. et téléchargement et transcription en texte, Chat intégré avec l'endroit à partir duquel la réunion a été lancée, etc.

Tout cela ajouté à sa capacité à, via un lien, toute personne à la fois externe et interne à l'organisation sans avoir besoin d'Office 365 peut participer à ces réunions, ce qui en fait une excellente solution pour réaliser toutes sortes de réunions d'organisation ou de prise de décision. Prise de décisions.

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Chaque fois que vous stockez un fichier via Teams, réellement enregistré sur OneDrive ou Sharepoint, cela signifie qu'ils sont immédiatement partagés avec des collègues qui peuvent y accéder et les modifier en même temps que vous. C'est ce qu'on appelle l'édition multiple et elle est assurée grâce à un système de versioning qui nous permettra de récupérer les données des versions précédentes en cas de malentendu.

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Il est de plus en plus courant d'être impliqué dans divers départements et projets, mais cela ne signifie pas que nous devrions toujours avoir tout son contenu présent dans notre espace de travail, pour cette raison, les équipes et leurs canaux peuvent être masqués et réorganisés. pour adapter notre espace de travail de la manière la plus efficace pour nous.

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Tant dans les discussions privées que dans les équipes, nous avons des onglets qui nous permettent d'ajouter des applications spécifiques pour les utilisateurs qui pourraient avoir besoin de les utiliser, faire de Teams un hub d'applications de manière à réduire le besoin d'ouvrir plusieurs onglets ou applications de navigateur. bureau.

Cela rend les onglets avec des applications comme Planner ou Trello disponibles pour organiser les tâches, Power Point, OneNote ou Wiki pour la documentation des processus et des manuels, et même toutes sortes d'applications en ligne via le composant Web.

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Lorsque nous ajoutons des utilisateurs à une équipe, tout le monde pourra accéder à tous les fichiers, conversations, connecteurs et informations. Mais cela ne signifie pas que nous pouvons définir des zones privées au sein d'une équipe, Pour cela, nous avons des canaux privés où nous pouvons définir quels membres du groupe peuvent accéder aux informations qui y sont stockées..

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Avant toute prise de décision résultant d'une conversation, Nous avons la possibilité d'associer un formulaire pour que les membres de la conversation puissent donner leur avis de la manière la plus organisée possible à l'aide de Microsoft Forms.

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L'onglet fichiers nous permet une gestion basique des fichiers, mais cela peut ne pas suffire pour les bibliothèques avec un grand nombre de fichiers. Pour cela nous pouvons toujours copier l'url d'une bibliothèque personnalisée et utiliser l'onglet web pour nous apporter toutes les fonctionnalités de filtrage et de visualisation.

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Grâce à un plugin, des événements en direct peuvent être créés pour toucher un grand nombre de personnes avec la possibilité de gérer plusieurs intervenants, section questions-réponses avec modérateurs, traduction instantanée du texte et de tous les éléments nécessaires à la réalisation d'un événement en direct .

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L'un des inconvénients que les utilisateurs finaux peuvent repousser pour travailler à distance est la nécessité d'installer un autre programme sur leur ordinateur personnel.. Dans ce cas, Teams est entièrement fonctionnel via le web à la fois dans sa version gratuite et dans la version d'abonnement d'Office 365, pouvoir ainsi maintenir une équipe “foyer” sans avoir à installer des applications de l'environnement de travail.

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Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses possibilités que Microsoft Teams nous offre pour améliorer notre quotidien, soit au bureau, à la maison, depuis notre mobile ou partout où cela nous convient. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces avantages et sur de nombreux autres, rejoignez notre prochain webinaire. noble Introduction au télétravail avec Microsoft Teams, qui sera émis le 20 mars à 11:00 (10:00 aux îles Canaries). Inscrivez-vous sur le lien suivant:

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