Créer des flux de travail dans SharePoint Designer

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Avant de commencer à se lancer dans le développement d'un workflow, il est utile de savoir ce que sont les métadonnées gérées SharePoint, car il sera fondamental pour la configuration des exemples que nous donnerons dans ce post. Les métadonnées gérées sont un outil qui nous permet de classer et d'étendre les informations sur les fichiers stockés dans SharePoint, grâce à cela, nous pouvons avoir une série de capacités d'organisation telles que la possibilité de créer des filtres et des vues qui aident l'utilisateur à naviguer dans le contenu. plus rapide et plus efficace.

Pour plus d'informations sur la création de métadonnées dans SharePoint, vous pouvez vérifier ce qui suit page.

Les flux de travail dans SharePoint Designer ajoutent une logique à un site ou une application d'application sans avoir à écrire de code personnalisé. Avec le concepteur de workflow, nous pouvons créer des règles qui associent des conditions et des actions aux éléments de liste et de bibliothèque Microsoft SharePoint afin que les modifications apportées aux éléments de liste ou de bibliothèque déclenchent des actions dans le flux de travail.

Pour créer un flux de travail, nous devons avoir l'application SharePoint Designer installée et connectée au site sur notre ordinateur, cet outil peut être obtenu gratuitement dans les Relier.

Nous ouvrons Sharepoint Designer et cliquons sur “Flux de travail” dans le menu à gauche de la fenêtre. au menu “Flux de travail” nous montrons “Liste des flux de travail”.

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Nous sélectionnons la liste ou la bibliothèque à partir de laquelle nous voulons créer le workflow.

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Nous entrons le nom, description et type de plate-forme du workflow que nous créons. Et cliquez “Accepter”.

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Ensuite, nous définissons de petites actions que nous pouvons ajouter à notre flux.

À créer des variables locales, cliquez sur “Variables locales” dans le menu situé en haut à droite. Une fenêtre est lancée dans laquelle nous pouvons ajouter des variables locales au workflow.

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Avec le bouton “Phase” il peut ajouter des phases au flux. “action” Il permet attribuer des valeurs aux variables, calculer, soustraire des chaînes, etc. “État” Il permet ajouter des conditions au flux de travail. Avec ces outils, vous pouvez créer un workflow comme le suivant. Qui définit l'année du cours d'une métadonnée, en fonction de la date d'exécution du workflow.

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Dans l'exemple de code suivant, nous avons défini les variables locales “Date”, “mes”, “année”. Vers la variable “Date” la date du jour a été affectée avec la variable système “Aujourd'hui”. Dans “mes” Oui “année” la partie correspondante a été copiée en fonction de la variable “Date”. C'est-à-dire, à partir de la variable date, le mois et l'année ont été extraits et les valeurs correspondant aux variables ont été ajoutées “mes” Oui “année”.

On a donc la condition suivante, si la valeur de la variable mois est supérieure à 7 puis on exécute le code qui ajoute le calcul de l'année + 1 à la variable “année_2”. La valeur de la variable “année” est ajouté à la variable locale “année 1”. Et à la variable locale “année2” la valeur de la variable est affectée “année_2”.

Si la condition n'est pas remplie, ajouter le calcul de l'année – 1 à la variable “année 1”, la valeur de la variable “année 1” est ajouté à la variable locale “année 1”. Et à la variable locale “année2” la valeur de la variable est affectée “année”. Et finalement, la chaîne suivante est ajoutée à l'année des métadonnées [variable_anio1] + / + [variable_anio2]. Un exemple est “2016/2017”. Une fois le workflow créé, est enregistré puis publié.

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Pour regarder le “Flux de travail” ajouté à la bibliothèque, nous accédons à la bibliothèque et cliquons sur “Paramètres de la bibliothèque”.

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Sur la nouvelle page, nous cliquons sur “Configuration du flux de travail”.

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Sur la page suivante, nous voyons que par défaut le workflow a été ajouté comme type “Elle est prête”.

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Si nous cliquons sur le nom de la ressource, un formulaire d'édition s'ouvre avec les caractéristiques de la ressource sélectionnée. Dans celui-ci, nous pouvons configurer l'exécution automatique du flux de travail. Comme nous pouvons le voir, le workflow a également été ajouté en tant que modèle.

Noter: cela signifie que lorsque nous créons un workflow, en fait, un modèle est créé qui est ensuite ajouté en tant que flux sur la page SharePoint avec les paramètres par défaut. Et si on supprime un workflow sur la page SharePoint, ce que nous éliminons vraiment, c'est la disponibilité et l'exécution automatique de celui-ci. Car ce qu'on appelle “Flux de travail” fr Concepteur SharePoint, reflété sur la page en tant que modèle.

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Dans cette partie, nous avons la possibilité de modifier le workflow pour qu'il s'exécute automatiquement, lorsqu'un document est chargé. Pour cela, nous sélectionnons la case “Un élément est créé, le flux de travail va commencer”, et on clique sur “Accepter”.

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Enfin, nous testons que le workflow fonctionne, glisser un fichier dans la bibliothèque et vérifier que la colonne portant le nom du workflow contient le nom de la dernière phase du flux. S'il n'apparaît pas pour le moment, nous devons mettre à jour la page pour voir les changements.

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Si nous avons configuré le “Flux de travail”, à exécuter manuellement. Et nous voulons lancer un “Flux de travail” manuellement, on clique sur les trois points du fichier dans lequel il va être exécuté, on accède aux trois points, “Avancée” Oui “Flux de travail”.

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Ensuite, les workflows qui ont été configurés pour démarrer manuellement seront affichés. Pour en commencer un, cliquez sur le nom du workflow.

Finalement, sur la page suivante, nous pouvons voir qu'il a été exécuté correctement.

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