Calidad de los sistemas de información es sinónimo de excelencia, valor, alineación con las especificaciones internas y, al mismo tiempo, cumplir con las expectativas del cliente. Llegar a este nivel depende de saber usar la tecnología adecuada, aplicar las mejores prácticas de la industria y minimizar los errores en el desempeño. Las instituciones que garantizan estos estándares de calidad pueden incrementar sus márgenes de beneficio, disfrutar de aplicaciones más accesibles y útiles y satisfacer los requerimientos de la demanda de forma más rápida y eficaz. ¿Puede su organización satisfacer las necesidades de información de todos los usuarios? ¿Los datos disponibles apoyan la toma de decisiones? ¿Tiene las capacidades imprescindibles para transformar la información en conocimiento?
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Calidad de los sistemas de información: mucho más que calidad de los datos
La calidad de los sistemas de información no es solo una cuestión de la calidad de los datos, sino que además depende del entorno empresarial y de la forma en que los procesos empresariales y los propios usuarios usan los datos.. Un dato de calidad es aquel que se ajusta al uso al que está destinado y cumple los requerimientos de precisión, fiabilidad, exhaustividad, actualización y coherencia. Pero, para salvaguardarlos, es necesario que la organización dicta las políticas imprescindibles al respecto.
Es conveniente proponer un estándar de calidad del sistema de información basado en cinco dimensiones, desde el punto de vista del usuario:
A / Disponibilidad: es el grado de comodidad de los usuarios para obtener datos e información relacionada. Para su valoración se puede desglosar en tres ítems: accesibilidad, autorización y puntualidad.
B / Facilidad de uso: se refiere al grado de utilidad de los datos, en función de la idoneidad con la que sean capaces de cubrir las necesidades de los usuarios.
C / Fiabilidad: se refiere al potencial de confiabilidad de los datos, en base a su precisión, consistencia, integridad y suficiencia.
D / Relevancia: Se utiliza para describir el grado de correlación entre el contenido de los datos y las expectativas o demandas de los usuarios. La adaptabilidad se consideraría un valor.
E / Calidad de presentación: se refiere a la forma en que se describen los datos y la forma en que el usuario los percibe. Debe ser una presentación que permita a los usuarios comprenderlos y se pueda examinar en función de variables como la legibilidad y la estructura.
El problema viene si no se advierte que los usuarios de los datos pueden no coincidir con los productores o propietarios de los mismos, por lo que desarrollar los estándares solo desde su perspectiva puede ser el primer gran error. Al mismo tiempo, la interacción del usuario (que se refiere a la relevancia y presentación de la información) es solo una de las muchas funciones en las que los datos participan dentro del sistema de información, por lo que no te olvides de los demás, igual de importante, como, a modo de ejemplo:
- Procesos de transformación y análisis de datos.
- Distribución de información.
El problema de examinar la calidad de los sistemas de información en tiempos de big data
Para garantizar el calidad de los sistemas de información, es claro que es necesario trabajar en la calidad de los datos en primer lugar. El inicio de este proyecto tendría que ver con tomar contacto con la realidad, examinar los activos informativos de la compañía y descubrir dónde se encuentran. Las fuentes de datos, los tipos, el volumen, los requerimientos de calidad, los criterios y especificaciones de evaluación, así como los objetivos esperados, deben establecerse con anticipación.
Manten eso en mente, realizar una evaluación de este tipo, especialmente en entornos de big data, puede ser complejo puesto que en diferentes áreas de negocio, la selección de los ítems de calidad de los datos a medir será distinto. A modo de ejemplo:
– Para el área de marketing, cuando se trabaja con redes sociales, la puntualidad y la precisión son dos características de calidad importantes. A pesar de esto, debido a que es difícil juzgar su precisión de forma directa, será necesario incorporar alguna información adicional para examinar los datos brutos, por lo que se requerirán otras fuentes de datos. Recuerde que la credibilidad se ha convertido en una dimensión de calidad importante, a pesar de esto, los datos de las redes sociales de forma general no están estructurados, lo que hace que sea extremadamente difícil examinar aspectos como la coherencia y la integridad.
– Para el área de desarrollo de producto, debido a las características intrínsecas de este tipo de procedimiento, que no destaca por su uniformidad, los formatos del software de almacenamiento de datos y los propios datos utilizados varían ampliamente. Por ello, es difícil considerar la consistencia como una dimensión de calidad a examinar en esta área, como sucedería con atributos como la integridad o la relevancia.
Con el fin de examinar eficazmente la calidad de los sistemas de información se necesita seleccionar indicadores de evaluación específicos para cada área y en virtud de sus características y del entorno empresarial real.
Cómo participa la organización en la mejora de la calidad de los sistemas de información
Con una presión competitiva cada vez mayor, las compañías están tratando de mejorar la calidad de sus procesos y la calidad del trabajo de sus trabajadores. Este hecho ha llevado a las compañías a intentar aprovechar al máximo la calidad de los sistemas de información, al considerarlos como un activo que es el resultado de la inversión en TI y que se espera que aporte beneficios a la compañía. Estos beneficios se obtienen cuando el uso del sistema proporciona un impacto positivo a la organización en términos de nivel de desempeño empresarial e individual.
Para lograr esta optimización, es esencial investigar el impacto de la información de calidad en el desempeño de los usuarios, o las consecuencias de la falta de ella en los resultados de sus acciones. Una forma de realizar este análisis se basa en la medición de la influencia de seis variables que relacionan el impacto de la calidad de los sistemas de información sobre beneficios individuales. Estas variables están asociadas con la promoción del conocimiento y son las siguientes:
- Colaboración.
- Confianza.
- Aprendiendo.
- Centralización.
- Experiencia.
- Formalización.
Al examinar la influencia de la calidad, no se debe olvidar que, pese a que los datos son objetivos, La percepción de diferentes partes interesadas sobre los efectos de la calidad puede ser distinto. Mientras que para algunos estará estrechamente relacionado con los resultados a nivel de retorno de la inversión, para otros podría tener más que ver con los beneficios operativos del sistema y su apoyo a la toma de decisiones; o con facilidad de uso (usabilidad) y la capacidad de mejorar la efectividad personal de los usuarios.
Todos son aspectos importantes y todos deben incluirse en cualquier sistema de evaluación de la calidad de los sistemas de información para poder detectar dónde están los puntos débiles, identificar las áreas que se pueden mejorar y monitorear la implementación de los ajustes realizados, para garantizar que se sigue cumpliendo el objetivo de calidad. Solo así se podrá garantizar que la conversión de los datos en información y de este en conocimiento se lleve a cabo de forma adecuada., su producto respalda la toma de decisiones y no existen fisuras ni riesgo de que esta cadena se rompa debido a errores, lagunas o deficiencias en su núcleo, los datos.
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